Distell vergroot de werknemersbetrokkenheid

Beheer van een wereldwijd drankenbedrijf
Distell is een wereldwijde producent en distributeur van alcoholische dranken. Het hoofdkantoor is gevestigd in Stellenbosch in Zuid-Afrika en het bedrijf heeft vestigingen op 24 locaties over de hele wereld en voert ruim 40 merken. De groep heeft meer dan 4500 werknemers in dienst. Distell is de grootste producent van sterke drank, wijnen en ready-to-drinks (RTD's) in Afrika en de op één na grootste producent van ciders ter wereld.

Nieuwe kijk op de werknemersbeleving
Met activiteiten over de hele wereld en meerdere bedrijfsonderdelen zag Distell kansen om haar HR-functies te standaardiseren. Het wilde de verschillende systemen onder één dak brengen voor de salarisadministratie, onboarding en verlofregelingen. Dit zou kostenbesparingen opleveren, maar – belangrijker nog – een nieuw platform voor gedeelde services tot stand brengen, waarbij selfservice wordt aangemoedigd en taken met een mobiel apparaat kunnen worden uitgevoerd. Distell besefte dat het platform de deur zou openen naar verdere automatisering en nieuw vormgegeven werknemersprocessen.

Ontwikkeling van een selfservicecultuur
ServiceNow HR Service Delivery is het platform waarop de portal voor gedeelde services van Distell is gebouwd. Het is ontworpen en geïmplementeerd in samenwerking met Quintica, een lokale partner van ServiceNow. Tegenwoordig worden verlofaanvragen, vragen over de salarisadministratie en een groot aantal veelgestelde vragen over HR online afgehandeld. Werknemers zijn gewend om hiervoor een smartphone te gebruiken en verlofaanvragen kunnen met een sms worden ingediend. Er zijn standaardprocessen gecreëerd voor tal van taken en het bedrijf heeft afscheid genomen van de papieren rompslomp.

Onbezorgd terug naar de werkplek
Toen het coronavirus toesloeg, zag Distell direct mogelijkheden om de serviceportal in te zetten voor werknemers, als middel om ze op de hoogte te houden van de nieuwste gezondheidsrichtlijnen. Werknemers werden met een pushbericht gewaarschuwd als er nieuwe informatie beschikbaar was. Met de ServiceNow Safe Workplace-suite kan het bedrijf de capaciteit in de kantoorgebouwen beheren, contactonderzoek uitvoeren en gezondheidsvragenlijsten en -berichten naar het personeel sturen. Omdat momenteel maar 50% van de werkplekken op de kantoren van Distell mag worden gebruikt, zijn er onvoldoende werkplekken voor alle werknemers. Daarom stelt Safe Workplace kantoormedewerkers in staat om een werkplek voor een bepaalde dag te reserveren. Distell kan dan bepalen wie er op kantoor zijn geweest en naast wie iemand heeft gezeten als een werknemer positief mocht testen.

Distell opende ook vaccinatiecentra op vier van haar locaties, waarbij zowel de registratie als administratie met ServiceNow worden uitgevoerd. Werknemers en hun partners kunnen zich registreren via ServiceNow en ontvangen actuele informatie over de uitrol, evenals afspraakdata en herinneringen.

Extern personeel verbinden
Het Now Platform verenigt meerdere systemen uit de hele Distell-onderneming. Het koppelt HR aan de salarisadministratie en facilitair management voor een naadloze servicelevering tussen verschillende afdelingen. Facilitaire teams weten precies wie op locatie is en HR kan de ontvangst van de nieuwste gezondheidsupdates bevestigen. In een wereld waar veel werknemers op afstand blijven werken of naar andere locaties moesten verhuizen, zorgt mobiele toegang voor een consistente en directe betrokkenheid.