Gothaer gebruikt het Now Platform om bedrijfsverandering te stimuleren

De Gothaer Group
Met 4,3 miljoen verzekerde leden en premie-inkomsten van 4,4 miljard euro is de Gothaer Group een van de grootste verzekeringsgroepen en onderlinge verzekeraars in Duitsland. Het bedrijf, dat al meer dan twee eeuwen bestaat, wil een toonaangevende partner zijn voor het MKB en behoort al jaren tot de meest succesvolle schadeverzekeraars vanwege de bovengemiddelde groeipremie. In oktober 2020 is Gothaer door Zielke Consult uitgeroepen tot meest duurzame Duitse verzekeraar.

Constante verandering als sleutel tot succes
Na een periode van consolidatie richt Gothaer zich momenteel op groei. Het doel is om voort te bouwen op bestaande sterke punten en een nieuwe klantbeleving te bieden, gestimuleerd door consistente digitalisering, financiële kracht en flexibel inzetbare teams. Daarnaast richt Gothaer zich nog meer op het MKB en een duurzame economie.

Als centrale IT-serviceprovider binnen de Gothaer Group vormt Gothaer Systems de motor achter innovatie en continue technologische en organisatorische ontwikkelingen binnen de groep. Gothaer IT herziet momenteel diverse operationele en serviceprocessen die deel uitmaken van zijn IT-strategie.

"We waren op zoek naar een krachtig eigentijds platform waarmee we zoveel mogelijk operationele en serviceprocessen op een coherente manier konden beheren", aldus Dr. Marc Seifert, Head of Configuration & Asset Management. Overal binnen de Gothaer Group zouden gebruikers voor hun dagelijkse werk toegang moeten hebben tot één moderne, geïntegreerde en intuïtieve tool voor al deze processen. "ServiceNow voldeed perfect aan deze criteria en had al snel de voorkeur boven de systemen van concurrenten." In het najaar van 2018 ging Marc zelf bij Gothaer Systems aan de slag om onder andere de interne flexibiliteit te bevorderen. Tegenwoordig leidt hij het beheerteam van het ServiceNow-platform. "We wilden geen systeem dat telkens opnieuw moest worden uitgevonden bij een upgrade. Daarom zochten we naar een krachtige, kant-en-klare tool die zich in jaarlijkse cycli blijft ontwikkelen, duidelijk gericht op onze doelstellingen."

Upgrade naar een nieuwe release in slechts vier weken
Een belangrijke mijlpaal was de upgrade van het Now Platform^® van de New York- naar de Paris-release in het najaar van 2020. De belangrijkste criteria hierbij waren het aantal gewerkte uren door het platformteam en de totale tijd die nodig was voor de nieuwe release. De release werd binnen vier weken uitgebracht, inclusief alle tests en controles. "Dat is ongelofelijk snel", benadrukt Marc. Vóór ServiceNow zou een platformupgrade zes tot negen maanden hebben geduurd. "In de oude situatie zouden we helemaal niet hebben geüpgraded naar een nieuwe release, tenzij dit absoluut noodzakelijk was", voegt Marc hieraan toe.

Kay-Uwe Kaufmann, teamleider bij agineo, een elite-partner van ServiceNow in Aken, onderschrijft dit: "Voorheen werden nieuwe releases bij Gothaer als een uiterst complexe uitdaging beschouwd." Dit kwam omdat een nieuwe release op alle niveaus in de IT-architectuur leidde tot updates in de infrastructuur en wijzigingen in softwareversies. Dit resulteerde in lange onderhoudsvensters en overwerk voor werknemers, vooral in de weekenden. Daarom gaf agineo het 10-koppige platformteam groen licht om de huidige technologie inclusief nieuwe processen te implementeren. Dit gaf zoveel vertrouwen dat Marc goedkeuring gaf om op een werkdag tijdens normale kantooruren live te gaan met de Paris-release. Kay-Uwe: "We hebben nu voldoende vertrouwen om zelf één release-upgrade per jaar uit te voeren".

Op weg naar continue verbetering
De snellere implementatie gaat vergezeld van een nieuwe methodiek die Marc bij Gothaer Systems introduceerde met behulp van het Now Platform^®. "De afgelopen 12 maanden hebben we beter kunnen inspelen op de eisen van onze gebruikers en – belangrijker nog – sneller kunnen handelen", aldus Marc, die streeft naar continue verbetering van alle toepassingen waar zijn team verantwoordelijk voor is. Zijn team werkt nu in sprints van twee weken en is al in staat om meerdere punten van verschillende projectonderdelen parallel aan elkaar te beheren. "Langdurige plannings- en implementatiecycli behoren tot het verleden, waardoor de wachttijden voor onze zakelijke belanghebbenden aanzienlijk zijn verkort."

Over het geheel genomen heeft ServiceNow niet alleen de processen van Gothaer Systems vereenvoudigd en versneld, maar hebben de nieuwe technologie en methodiek ook geleid tot een actievere rol voor de gebruikers in het ontwikkelingsproces en een nauwere integratie met het bedrijf. Marc: “Als we de koppen bij elkaar steken, is co-creatie echt mogelijk”. Zo draagt ServiceNow indirect ook bij aan de werknemersvriendelijke familiale cultuur waar het bedrijf om bekend staat.