Wat is automatisering van bedrijfsprocessen?

Automatisering van bedrijfsprocessen verbetert de operationele uitvoer en verhoogt de klanttevredenheid.

Hoewel procesautomatisering een nieuwe benadering van bedrijfsvoering lijkt, is het al geruime tijd in gebruik. De opkomst van de industriële revolutie in de 19e eeuw heeft automatische processen geïmplementeerd om de productiviteit van de fabriek te verbeteren. Later in de jaren 30 en 40 werden automatische feedbackregelaars gebruikt in assemblagelijninstellingen. In de jaren tachtig en daarna is men begonnen om met robotsystemen de productiemethoden te veranderen in een reeks van industrieën.

Maar het is pas in de jaren 2000 dat er een begin wordt gemaakt met de doorontwikkeling van procesautomatisering tot de IT-krachtpatser die het vandaag de dag is. Naarmate een groot aantal nieuwe tools en softwaretoepassingen steeds breder beschikbaar komt, gaat procesautomatisering steeds meer een integraal onderdeel vormen van moderne bedrijfsvoering.

Maar wat is automatisering van bedrijfsprocessen precies?

In basisbegrippen beschrijft Business Process Automation (BPA) het gebruik van geavanceerde technologieën voor het automatiseren van terugkerende taken die verband houden met processen en workflows, wat leidt tot een hogere efficiëntie, lagere kosten en een grotere tevredenheid van werknemers en klanten.

Tegenwoordig is 97% van de IT-besluitvormers van bedrijven het erover eens dat automatisering van bedrijfsprocessen essentieel is. Bovendien wordt voorspeld dat de automatisering van bedrijfsprocessen in de komende 24 maanden met 58% zal groeien.

Gezien de wijdverspreide beschikbaarheid van automatiseringsoplossingen en het toenemende aantal processen dat in moderne bedrijven wordt gebruikt, kan de term automatisering van bedrijfsprocessen enigszins vaag lijken. Dit komt doordat de mogelijke toepassingen van procesautomatisering alleen worden beperkt door de mogelijkheden van de door u gekozen tools. Hier laten we verschillende gebruiksvoorbeelden van procesautomatisering zien:

Inkooporders

Het maken van inkooporderaanvragen is zowel tijdrovend als repetitief. Tegelijkertijd zijn er vaak meerdere goedkeuringsniveaus bij betrokken en zijn ze afhankelijk van zeer nauwkeurige informatie. Automatisering van bedrijfsprocessen helpt fouten in orderaanvragen te voorkomen en stroomlijnt het autorisatieproces voor snellere goedkeuring en meer betrouwbare resultaten.

Nieuwe werknemers inwerken

Het inwerkproces voor werknemers is voor elke organisatie anders, maar bij bijna alle bedrijven bestaat het uit een verscheidenheid aan essentiële taken en informatieformulieren. Met procesautomatisering kunnen de betrokkenen snel van de ene taak naar de andere overschakelen, zodat iedereen toegang heeft tot de juiste informatie en beschikt over een duidelijk inzicht in de status van het inwerkproces.

Verzorging van gebruikersaccounts

Wanneer er nieuwe werknemers bijkomen en huidige verantwoordelijkheden van werknemers groeien en een aangepaste vorm krijgen, kan het een zware opgave worden om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de juiste systemen en resources. Door de processen voor accountprovisioning te automatiseren, worden de juiste rechten voor de juiste werknemers beveiligd, zodat relevante personen altijd up-to-date blijven.

Rapporten genereren en distribueren

Geautomatiseerde rapportageoplossingen werken samen met bewakings- en analysetools om automatisch essentiële rapporten samen te stellen en te leveren. Dit maakt niet alleen tijd vrij voor andere taken, maar verkort ook de benodigde opsteltijd van rapporten en vermindert menselijke fouten. Rapporten kunnen binnen enkele minuten worden gemaakt en verspreid, in plaats van de uren die dezelfde taak een menselijke medewerker zou kosten.

Spreadsheetbeheer

Net als bij het maken van rapporten kan het handmatig invoeren van gegevens in spreadsheets een tijdrovend en saai proces zijn. BPA kan de tijdrovende opmaak, het kopiëren en plakken en meer taken verwerken, zodat uw spreadsheets nauwkeurig en gereed zijn wanneer u ze nodig hebt.

Bewaking van eventlogboeken

U kunt automatisering implementeren om uw eventlogboeken beter in de gaten te houden. Automatisering kan de relevante partijen waarschuwen wanneer er problemen optreden en kan zelfs worden gebruikt om bepaalde problemen of fouten automatisch te verhelpen.

Dit zijn slechts enkele van de mogelijkheden die automatisering van bedrijfsprocessen uw organisatie biedt.

Automatisering van bedrijfsprocessen maakt de werkzaamheden gemakkelijker voor werknemers - het maakt personeel vrij voor andere, niet-automatisch uit te voeren taken, terwijl ze daardoor ook meer tot stand kunnen brengen en produceren. Het creëert effectieve, efficiënte processen en vermindert tegelijkertijd de kans op fouten aanzienlijk. Dit helpt uw bedrijven geld te besparen en u in staat te stellen meer aandacht te besteden aan het bieden van een klantenservice van uitzonderlijke kwaliteit.

grafische-weergave-van-de-impact-van-automatisering-voor-en-na-implementatie

Zoals eerder vermeld, kan automatisering van bedrijfsprocessen worden gebruikt voor een verscheidenheid aan taken in vrijwel elke afdeling of elk systeem. Sommige processen profiteren echter meer van automatisering dan andere. Houd bij de selectie van de bedrijfsprocessen die moeten worden geautomatiseerd rekening met de volgende factoren:

  • Omvang van taken
    Hoe complex is de benodigde takenreeks? Processen die een groot aantal handmatige taken bevatten, kunnen enorm profiteren van automatisering door de verantwoordelijkheid voor deze taken uit handen te nemen.
  • Aantal betrokken personen
    Als een proces een groot aantal verschillende werknemers op verschillende niveaus omvat, kan BPA helpen om alles te laten stromen. Automatisering van bepaalde verantwoordelijkheden en het daardoor mogelijk maken dat mensen alledaagse processen uit handen worden genomen, verbeteren efficiëntie en snelheid.
  • Tijdgevoeligheid
    Het vermogen van bedrijfsautomatisering om taken te stroomlijnen kan een groot verschil maken bij het afhandelen van naderende deadlines. Automatisering van belangrijke stappen leidt tot snellere doorlooptijden.
  • Invloed op andere processen
    Wanneer een proces is gekoppeld aan andere processen of systemen, is er een heleboel afhankelijk van de nauwkeurigheid ervan. Automatisering kan ervoor zorgen dat de juiste gegevens worden doorgegeven, zodat afhankelijke processen over de informatie beschikken die ze nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren.
  • Behoefte aan zichtbaarheid
    Wanneer een proces is gekoppeld aan andere processen of systemen, is er een heleboel afhankelijk van de nauwkeurigheid ervan. Automatisering kan ervoor zorgen dat de juiste gegevens worden doorgegeven, zodat afhankelijke processen over de informatie beschikken die ze nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren.
  • Nalevingseis
    Wet- en regelgeving moeten altijd serieus worden genomen. Procesautomatisering kan uw bedrijf helpen om de veranderingen in de regelgeving bij te houden, zodat u geen boetes hoeft te betalen wanneer die zich voordoen.

Automatisering van bedrijfsprocessen is niet iets dat u vanaf de basis zult hoeven te ontwikkelen; er zijn een aantal tools voor procesautomatisering waarmee u de overgang naar effectieve automatisering kunt realiseren. Om het meeste uit uw oplossing voor procesautomatisering te halen, moet u echter doelbewust en grondig zijn in uw aanpak. Hieronder volgen enkele best practices voor automatisering van bedrijfsprocessen:

  • Voordat u begint met de implementatie van automatisering, moet u de processen die u overweegt, nader bekijken. Breng de taken die hierbij betrokken zijn in kaart met eventuele deadlines of tijdsbeperkingen en noteer wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze taken.
  • Stel duidelijk vast welke doelen u hebt voor uw geautomatiseerde processen. Deze doelen kunnen bestaan uit minder arbeidsuren, een betere consistentie, lagere kosten of overhead, verbeterde operationele stabiliteit, enz. Het belangrijkste is hier om duidelijk te zijn over de doelstellingen en kwantificeerbare meetwaarden op te nemen. Zo kunt u uw automatiseringsinspanningen beter sturen en de effectiviteit ervan nauwkeurig beoordelen.

  • Meet uw resultaten, maar houd er rekening mee dat het soms langer duurt voordat de voordelen van BPA zich manifesteren. Een snellere en flexibele aanpak stelt u in staat om zo nodig de koers te corrigeren en een langetermijnvisie geeft uw automatiseringsoplossing de tijd zodat uw investering zich kan terugbetalen.

  • Ga het wiel niet opnieuw uitvinden; kant-en-klare tools kunnen u helpen het maximale uit de automatisering van bedrijfsprocessen te halen. Waar vooraf gebouwde tools mogelijk ontbreken, kunt u overwegen oplossingen te zoeken op gebruikersforums. Het gebruik van beschikbare tools helpt uw investering laag te houden.

  • Train uw werknemers in het optimaal benutten van uw oplossing voor procesautomatisering. Vergeet niet dat volledige acceptatie moeilijk kan zijn, vooral als uw teams gewend zijn dingen op een andere manier te doen. Zorg ervoor dat u uw mensen informeert over de manier waarop procesautomatisering hen zal helpen en geef hen de tijd om zich aan te passen.

Wanneer het tijd is om automatisering van bedrijfsprocessen voor uw organisatie te implementeren, hebt u drie basisopties:

  • Een geheel nieuwe oplossing voor procesautomatisering bouwen
  • Point-to-point-integraties gebruiken om alleen specifieke delen van uw bedrijfsprocessen te automatiseren
  • Kant-en-klare automatiseringsplatforms gebruiken voor bedrijfsprocessen

Een aangepaste oplossing die in eigen beheer is ontworpen, geeft u meer vrijheid bij het bepalen van de functionaliteit van uw automatiseringen, maar kan u ook aanzienlijk meer IT-uren kosten, zowel voor het bouwen als voor het onderhouden. Volledig op maat gemaakte oplossingen voor procesautomatisering worden meestal gebruikt door organisaties met complexe legacy-systemen die geen verbinding kunnen maken met moderne systemen via API's.

Point-to-point integraties kosten minder dan op maat gemaakt procesautomatisering en stellen u in staat specifieke gebieden voor automatisering te kiezen, maar leiden vaak tot onoverzichtelijke oplossingen die moeilijk zijn om te begrijpen, te onderhouden of te repareren. Bovendien wordt dit soort BPA geleverd zonder gebruikershandleiding. Als de voor de installatie verantwoordelijke persoon besluit uw organisatie te verlaten, hebt u mogelijk geen enkele manier om de procesautomatisering op de lange termijn te laten functioneren.

Investeren in tools voor procesautomatisering biedt een betrouwbare, kosteneffectieve oplossing die steeds kan worden aangepast. En met zelfstudies, training en ondersteuning door de toolprovider is het implementeren van uw automatiseringsoplossing vaak een eenvoudig en probleemloos proces.

De juiste oplossing voor automatisering van bedrijfsprocessen kan uw organisatie een aantal voordelen bieden. Daartoe behoren de volgende:

  • Verbeterde IT-productiviteit
  • Verbeterde procestransparantie
  • Effectieve, realtime bewaking
  • Betere doorlooptijd
  • Lagere kosten verbonden aan handmatige taken
  • Beter gebruik van menselijk kapitaal

Als u verschillende BPA-toolopties overweegt, moet u er rekening mee houden dat niet elke oplossing dezelfde functionaliteit biedt. Hier volgen enkele criteria om u te helpen bij het kiezen van een effectieve BPA-tool:

  • Gebruiksgemak
    Voor het gebruik van BPA-hulpmiddelen zouden geen deskundige gebruikers nodig moeten zijn. Zorg ervoor dat de tool die u kiest eenvoudig genoeg is om door uw werknemers te worden gebruikt na een eenvoudige training.
  • Analyse en rapportage
    Met ingebouwde analyse- en rapportageopties kunt u belangrijke KPI's bijhouden, zodat u kunt vaststellen waar problemen met bedrijfsprocessen optreden, u kandidaten voor automatisering kunt identificeren en prioriteren en u kunt evalueren hoe effectief uw automatiseringsoplossingen zijn.
  • Integratie
    Processen automatiseren betekent vaak dat u nauw samenwerkt met een scala aan softwareopties en toepassingen. Kies een tool die effectief kan worden geïntegreerd zonder grote workarounds.
  • Mobiele functionaliteit
    Omdat steeds meer gebruikers mobiele apparaten in hun normale bedrijfstechnologieën opnemen, moet uw BPA daarin meegaan door betrouwbare mobiele functionaliteit te bieden. Als het hulpprogramma alleen toegankelijk is op desktopcomputers, kan volledige acceptatie moeilijk zijn.
  • Vooraf vastgestelde prijzen
    De BPA-oplossingen zijn ontworpen om een positief rendement op uw investering te bieden, maar u moet ze nog steeds nauwkeurig in uw budget kunnen inpassen. Onderzoek uw opties om er zeker van te zijn dat er geen verborgen kosten zijn waardoor ze buiten dat budget zouden kunnen komen te liggen, en controleer verschillende licentieopties om er zeker van te zijn dat u de juiste licentie kiest voor uw behoeften.
  • Schaalbaarheid
    Een tool die op dit moment voor uw bedrijf werkt, zou de toenemende complexiteit en werklast van uw bedrijf over vijf jaar mogelijk niet aankunnen. Kies een BPA die u kunt opschalen en kan meegroeien met uw bedrijf.
  • Visuele procesmodellering
    Als uw procesautomatiseringstool diepgaande kennis van codering en softwareontwerp vereist, is de kans groot dat uw ontwikkelaars de enige zijn die het gebruiken. Low-code opties die afhankelijk zijn van visuele procesmodellering nemen een deel van de last van uw IT-afdeling weg door gebruik te maken van grafische interfaces waarmee niet-codeurs werkautomatiseringen kunnen maken. Meer informatie over het gebruik van een low-code benadering voor automatisering van bedrijfsprocessen vindt u in de Now Platform App Engine.

BPA biedt organisaties aanzienlijke voordelen door systemen en workflows te vereenvoudigen, wat leidt tot lagere kosten, grotere nauwkeurigheid, verbeterde zichtbaarheid en een betere toewijzing van werknemers. Zet de volgende stappen om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren met ServiceNow.

Duik diep in de automatisering van bedrijfsprocessen met het Now Platform

Ontdek zelf wat ServiceNow voor uw bedrijf kan doen.