Wat is Business Process Management (BPM)?

Volgens Gartner is bedrijfsprocesbeheer:

de discipline van het beheren van processen (dus niet taken) als middel voor het verbeteren van bedrijfsresultaten en operationele flexibiliteit. Processen overschrijden grenzen binnen de organisatie en koppelen mensen, informatiestromen, systemen en andere bedrijfsmiddelen aan elkaar om waarde te creëren en te leveren aan klanten en belanghebbenden."

Het essentiële doel is het ontwerpen, modelleren, implementeren, bewaken en optimaliseren van processen, zowel geautomatiseerd als niet-geautomatiseerd: met het proces kunnen verscheidene organisatorische en bedrijfsdoelen worden gepland en gerealiseerd.

Interne processen, efficiëntie en het bedrijfsresultaat moeten altijd grondig worden onderzocht. Het is tijd om bedrijfsprocesbeheer te implementeren wanneer:

• Er belangrijke zakelijke, meetbare maatstaven zijn die kunnen worden verbeterd door bedrijfsprocesbeheer te implementeren.
• Er uitzonderlijke processen zijn die een snelle doorlooptijd en handmatige verwerking vereisen.
• Er meerdere bedrijfseenheden, afdelingen, teams of functionele groepen zijn die gecompliceerdere processen gebruiken en handmatige orkestratie vereisen.
• Er processen zijn die naleving van regelgeving vereisen, zoals wijzigingen in de gegevensopslag, wijzigingen in privacywetgeving of wijzigingen in regelgeving voor financiële rapportage.
• Er een prestatiecijfer is dat kan worden verbeterd door nieuwe bedrijfsprocessen te implementeren.

• Financiën: Omdat financiële teams elke dag geld bewaken en verwerken, kunnen ze gemakkelijk worden overstelpt met communicaties zoals brieven, papieren formulieren of elektronische communicatie. Een intern team kan nieuwe apparatuur voor hun afdeling aanvragen en de kosten ervan doorgeven, of er kan een reisverzoek zijn om een klant te bezoeken of een conferentie bij te wonen. Een initiatief voor bedrijfsprocesbeheer zou deze verzoeken kunnen stroomlijnen door de financiële berekeningen te automatiseren ten opzichte van het toegewezen budget voor de organisatie en de teams. Ze kunnen meer aangepaste services bieden voor verschillende situaties en ze kunnen met één klik toegang krijgen tot goedkeuringen of weigeringen. Dit kan eenvoudig een vooraf gemaakt sjabloon zijn om via e-mail te verzenden zodat er geen afzonderlijke berichten hoeven te worden opgesteld.

• HR: de HR-afdeling is een bron van informatie voor de mensen van het bedrijf. Maar HR kan gemakkelijk worden overstelpt door verzoeken en vragen die eenvoudig kunnen worden verwerkt of zelfs kunnen worden geautomatiseerd. Er kan bijvoorbeeld een HR-portal zijn waar werknemers hun eigen vrije tijd kunnen bijhouden, vakantieaanvragen kunnen indienen, hun loonstrookjes kunnen bijhouden, een 401k kunnen beheren, extraatjes kunnen verzilveren of met een rooster kunnen werken. Hierdoor kan de HR-afdeling tijd vrijmaken voor het afhandelen van ernstigere of specifiekere aanvragen die niet kunnen worden geautomatiseerd.

• Klantenservice: Klanten en bedrijven zijn altijd op zoek naar een eenvoudiger proces. Een bedrijfsproces kan het klanttraject stroomlijnen en tegelijkertijd services leveren die het meest gestroomlijnd en nauwkeurig zijn. Een e-commercebedrijf kan een inlognaam voor de portal verstrekken die de informatie kan weergeven over een bestelling die ze hebben gekocht, zowel in het verleden als nu. Verzendupdates kunnen worden verzonden via sms of e-mail, samen met de leveringsbevestigingen. Er kan ook een klantenportal zijn waarmee vragen op één locatie kunnen worden beantwoord zonder dat u contact hoeft op te nemen met een medewerker van de klantenservice, waaronder ook een FAQ-systeem of een invulvakje dat trefwoorden in de vraag bevat die mogelijk een antwoord op de site hebben.

Het beheer van bedrijfsprocessen draait om het beheer van elke stap in een proces en het bijhouden van de noodzakelijke wijzigingen en cijfers. Automatisering van bedrijfsprocessen kan hand in hand werken met bedrijfsprocesbeheer, maar is niet hetzelfde. Automatisering van bedrijfsprocessen is elke toepassing van bedrijfsprocesbeheer die niet wordt toegepast op een handmatige manier, maar door automatisch tools toe te passen die de productiviteit, flexibiliteit, naleving en prestaties op alle niveaus van het beheerplan voor bedrijfsprocessen stroomlijnen.

De ideale beheertools voor bedrijfsprocessen kunnen elke stap van het proces (ontwerpen, modelleren, implementeren, bewaken, optimaliseren) bijhouden en tegelijkertijd toegankelijk en aanpasbaar zijn aan het bedrijfsresultaat. Een tool moet kunnen worden ontworpen en gebruikt zonder te veel tussenkomst van het IT-team of te veel codeervereisten, dat wil zeggen toegankelijk voor alle niveaus van het beheerproces. Hoewel planning, ontwerp en modellering cruciaal zijn voor de implementatie, moet de tool bij elke stap van het proces door mensen op alle niveaus kunnen worden gebruikt.

Automatisering van bedrijfsprocessen kan een fantastische tool zijn, die eenvoudig kan worden gecombineerd met organisatiedoelstellingen om het proces te vereenvoudigen door software eenvoudiger in het gebruik en aantrekkelijker te maken voor eindgebruikers, die mogelijk niet de tijd hebben om op een handmatige en rigoureuze manier te werken.

Ook cloud computing-tools zijn op grote schaal beschikbaar en ideaal voor toegankelijkheid en gebruiksgemak. Hoewel interne systemen veiliger lijken, is cloudbeveiliging robuuster dan ooit. Tools in de cloud zijn ook toegankelijk vanaf meerdere locaties, wat kan helpen bij werken op afstand of samenwerking op verschillende locaties.

Er zijn tools die op sommige gebieden nuttig kunnen zijn, maar meer innovatieve beheertools zijn eigenlijk de ideale keuze voor een organisatie die op zoek is naar een SaaS-oplossing.

• Kunstmatige intelligentie: workflows kunnen worden aangestuurd door machine learning, zodat meer betekenisvolle taken aandacht krijgen.
• Prestatiebeheer: creëer analytische dashboards met doelgericht en realtime inzicht, die snel en nauwkeurig antwoorden en inzichten kunnen bieden.
• Weinig code: workflows moeten worden gedocumenteerd, gevisualiseerd en acties moeten worden toegevoegd aan processtappen. Een gebruiksvriendelijke tool voor zelfbediening door bedrijfsanalisten is cruciaal voor BPM-productiviteit.
• End-to-end platform: hoe meer inzicht een organisatie heeft in de bedrijfsprocessen, hoe beter deze processen kunnen worden geoptimaliseerd voor efficiëntie. Daarom kunnen BPM-platforms die zijn ontworpen voor end-to-end processupervisie effectiever een groeistrategie ondersteunen.
  
• Procesbeleving: wanneer bedrijfsprocessen eenmaal zijn gestart, verwachten werknemers een workflow die is gestroomlijnd voor elk moment van het werk, ongeacht het kanaal (web, mobiel, chat, sms-berichten, enz.)
• Chatbot: teams kunnen problemen snel oplossen en klanten een consistent geweldige beleving bieden. Klanten geven steeds vaker de voorkeur aan de selfservice die wordt geboden door een chatbot.
• Beveiliging: zoek een SaaS-oplossing waar beveiliging wordt geprioriteerd, vooral wanneer uw organisatie privégegevens van klanten en bedrijven gebruikt. Zoek een bedrijf dat compliance ook serieus neemt, aangezien elke mate van gegevensopslag onderhevig is aan een regelgeving die zou kunnen worden geschonden door een beveiligingsfout.

ServiceNow staat klaar om u automatiseringsservices voor bedrijfsprocessen te bieden die rekening kunnen houden met uw behoeften op het gebied van bedrijfsprocesbeheer tijdens elke stap van het proces, terwijl u aangepaste services en een uitstekend en deskundig team krijgt.

Meer informatie over procesbeheer