Wat is een werkanalysestructuur (WBS)?

De werkanalysestructuur is een methode in het projectmanagement om complexe projecten te deconstrueren in beheersbare en traceerbare taken.

Ook wel WBS genoemd, is het doel van de werkanalysestructuur om grote projecten met meerdere stappen makkelijker te beheren. Dit kan bereikt worden door de projecten op te splitsen in kleinere taken en processen. Deze individuele taken kunnen vervolgens door verschillende teams of teamleden tegelijk worden aangepakt en uitgevoerd, waardoor een snellere en efficiëntere projectturnaround mogelijk wordt.

Een werkanalysestructuur heeft de vorm van een gedetailleerd diagram, waarin de deliverables en bijbehorende activiteiten die nodig zijn voor de voltooiing worden geïdentificeerd en opgesplitst. De primaire, uiteindelijke deliverable bevindt zich boven aan het diagram, met onderliggende taken. WBS wordt vaak gebruikt in combinatie met een Gantt-grafiek en software voor IT-projectmanagement om de planning en uitvoering van anders ontmoedigende projecten te verbeteren.

De werkanalysestructuur is over het algemeen verdeeld in drie verschillende typen: op deliverables gebaseerde WBS, op fasen gebaseerde WBS en op verantwoordelijkheid gebaseerde WBS.

Op deliverables gebaseerd

Deze aanpak identificeert de verbanden tussen de omvang van het project en de deliverables. Het ontbindt het geheel in kleinere, beter beheerbare deliverables, meestal iets specifieks dat geproduceerd, geleverd of verkregen moet worden door het uitvoeren van projecttaken om aan de projectvereisten te voldoen.

Op fase gebaseerd

De op fase gebaseerde WBS splitst het project op in vijf verschillende fasen: Initiatie, planning, uitvoering, controle en afsluiting. Binnen elk van deze fasen zijn unieke deliverables.

Op verantwoordelijkheid gebaseerd

Een op verantwoordelijkheid gebaseerde analyse definieert de structuur van het project op basis van de teams, individuen en organisatorische eenheden die aan het project zullen werken. Terwijl het tweede niveau van de structuur zal identificeren wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taken, volgen de volgende niveaus een formaat dat vergelijkbaar is met andere WBS-typen, waarbij de deliverables worden geïdentificeerd die moeten worden voltooid om het algehele project vooruit te helpen.

Minder gangbare WBS-typen

Bovendien zijn er verschillende minder gangbare benaderingen van WBS. Dit zijn onder meer de volgende:

  • Werkwoordgericht
    Gebruikt acties om deliverables te definiëren.
  • Op zelfstandig naamwoord gericht
    Gebruikt componenten om deliverables te definiëren.
  • Tijdgefaseerd
    Breekt projecten in afzonderlijke tijdsperioden of fasen.

Zoals eerder gezegd, neemt de WBS de vorm aan van een diagram met de uiteindelijke deliverable bovenaan en alle subitems eronder. Deze subitems zijn gewoonlijk verdeeld in vier verschillende niveaus of rangen. Hierdoor kunnen teams gemakkelijker de stappen visualiseren die nodig zijn om het project te voltooien. De vier niveaus van een werkanalysestructuur zijn het topniveau, de controleaccount, werkpakketten en activiteiten.

Topniveau

Boven aan het diagram staan de uiteindelijke deliverable. Het topniveau kan ook de projecttitel zijn.

Controleaccount

Het tweede niveau bestaat uit de verschillende hoofdprojectfasen. Dit zijn de secundaire deliverables die moeten worden voltooid om een succesvol project te garanderen.

Werkpakketten

De werkpakketten bevinden zich onder het niveau van het controleaccount en identificeren de noodzakelijke taken die naar de secundaire deliverables gaan.

Activiteiten

Dit behandelt ook risico's en onzekerheid door middel van mijlpalen. Het uiteindelijke niveau bestaat uit de activiteiten die de werkpakketten faciliteren.

In wezen wordt elk niveau ondersteund door het niveau dat erop volgt. In een traditioneel diagram resulteert dit in een vertakkende grafiek die omlaag stroomt van de uiteindelijke deliverable, waarbij rekening wordt gehouden met alle essentiële taken, activiteiten en deliverables die moeten worden uitgevoerd om het project te voltooien.

Hoewel de bovengenoemde benadering de meest gebruikte manier van WBS-diagrammen kan zijn, is dit niet de enige optie. Het klassieke WBS-diagram kent verschillende variaties, waaronder het volgende:

Boomdiagram

Zoals hierboven beschreven, vertegenwoordigt het boomdiagram WSB de workflow als vertakkende elementen die leiden van het primaire project dat kan worden geleverd. Elk niveau bestaat uit taken die het niveau erboven ondersteunen. Dit is de meest voorkomende benadering van WBS-diagrammen.

Lijst

Hoewel het niet zo gedetailleerd is als sommige andere opties, kan de WBS-lijst de eenvoudigste en gemakkelijkste optie zijn voor organisaties die alleen maar behoefte hebben aan een snel overzicht van te leveren items en subtaken. Het bestaat uit niet veel meer dan een lijst die belangrijke taken identificeert en opsplitst.

Spreadsheet

Alle informatie in het boomdiagram kan net zo eenvoudig weergegeven en geordend worden met behulp van een spreadsheet. Bij de spreadsheetbenadering worden kolommen en rijen gebruikt om de verschillende niveaus, taken en deliverables gedetailleerd weer te geven. Spreadsheets zijn vaak dynamische, gedeelde documenten die in realtime kunnen worden bijgewerkt om eventuele wijzigingen in het project te kunnen verwerken.

Gantt-grafiek

Met behulp van software voor projectmanagement kunnen organisaties gedetailleerde Gantt-grafieken maken die relevante informatie kunnen koppelen, afwijkingen kunnen toepassen, mijlpalen kunnen bepalen en nog veel meer. Deze grafieken lijken op spreadsheets omdat ze dynamische updates mogelijk maken, maar ze functioneren ook als tijdlijn voor het project zelf.

Ongeacht de indeling van het diagram, bestaat het creëren van een werkanalysestructuur uit vijf stappen.

Doelstellingen definiëren

Bepaal de omvang en doelstellingen van het project, en wie er bij betrokken zal zijn. Beschrijf het algehele project en voor welk doel het ontworpen is.
Afbeelding van het maken van een werkanalysestructuur

Fases opsplitsen

Bepaal welke stappen, taken, activiteiten en deliverables het project naar voltooiing zullen leiden. Organiseer deze elementen in een reeks fasen.

Deliverables identificeren

Identificeer de specifieke deliverables die bij elke fase horen. Zet ze op een lijst en identificeer de omstandigheden waaronder elke deliverable met succes zal worden voltooid.

De deliverables verdelen

Verdeel de deliverables uit de vorige stap verder in hun eigen samengestelde taken en subtaken. Noem deze taken opeenvolgend.

Taken toewijzen

Zodra alle relevante taken zijn geïdentificeerd en georganiseerd volgens de fasen, wijst u ze toe aan de teams en individuen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren ervan. Autoriseer de teams om op het project te reageren en zorg voor alle resources en tools die ze nodig kunnen hebben.

WBS bestaat om complexe projecten met meerdere stappen beheersbaarder te maken. Maar vaak kan het simpelweg proberen om deze projecten op te splitsen zelf een complex en moeilijk proces zijn. WBS-software is een soort tool die is ontworpen om verschillende aspecten van WBS te stroomlijnen en automatiseren.

Een goed ontworpen WBS zou visualisatietechnieken moeten gebruiken om de verschillende elementen waaruit een project bestaat duidelijk te beschrijven en uit te leggen hoe die elementen elkaar ondersteunen bij het bereiken van een gewenst doel. Met dat in het achterhoofd zijn hier verschillende best practices om een werkanalysestructuur te creëren.

Neem 100% van het werk op

Het WBS mag geen taken weglaten, hoe klein ze ook zijn. Op elk niveau moet de deliverable bestaan uit de totale som van het werk dat in het niveau eronder wordt beschreven.

Focus op coherentie

Het punt van WBS is om complexe projecten gemakkelijk te begrijpen. De WBS moet voor alle deelnemers gemakkelijk te begrijpen zijn zonder dat er een gedetailleerde uitleg nodig is.

Dupliceer geen taken

Maak geen afzonderlijke taken voor werk wat al in een andere taak aan de orde komt. Laat taken elkaar uitsluiten.

Maak taken beheersbaar

Taken moeten zo ver worden opgesplitst dat ze binnen een redelijke tijd door een individu kunnen worden uitgevoerd.

Gebruik niet meer dan vijf niveaus

Hoewel het belangrijk is om rekening te houden met alle taken die in een project worden opgenomen, moet u niet te diep gaan. Het creëren van te veel lagen van subtaken kan het project verwarrend en overweldigend maken. Vijf of minder niveaus zouden genoeg moeten zijn om zelfs de meest complexe projecten te vereenvoudigen.

Zorg voor meetbaarheid

Individuele taken moeten traceerbaar zijn, bestaande uit concrete deliverables en ondersteund door mijlpalen en voltooiingsdata. Dit maakt meetbaarheid mogelijk en maakt het mogelijk om de effectiviteit van WBS te verbeteren.

Wees bereid om u aan te passen

De WBS moet een nauwkeurige weergave van de omvang van het project bieden. Als het project zelf verandert, of als het duidelijk wordt dat de WBS op welke manier dan ook ontbreekt, moeten managers bereid zijn om de structuur op een bepaald niveau te herzien.

ServiceNow IT-bedrijfsmanagement (ITBM) geeft organisaties de mogelijkheid om taken gerelateerd aan bedrijfsdoelstellingen eenvoudig te plannen, te prioriteren en te volgen. ITBM is gebouwd op het Now Platform en bevat realtime updates, biedt één gegevensmodel, is volledig compatibel met mobiele apparatuur en ondersteunt PPM-, APM- en Agile-oplossingen. Met andere woorden, ITBM is een essentiële hulpbron voor het creëren van effectieve werkanalysestructuren.

Leer meer over WBS in ITBM, en verander zelfs uw meest complexe projecten in beheersbare, gestroomlijnde processen.

Duik dieper in ServiceNow ITBM

Vergroot de waarde met een op elkaar afgestemde bedrijfs- en IT-strategie met onze beoordeelbare ITBM-oplossing.