Wat is een kritieke prestatie-indicator (KPI)?

Omdat KPI's meetbaar, specifiek en relevant moeten zijn, kunnen ze soms moeilijk in detail op papier worden gezet. Wanneer u bezig bent met het opstellen en ontwikkelen van uw KPI's, moet u rekening houden met de volgende stappen:

De relatie tussen uw doelen en uw KPI's is essentieel. Daarom begint het opstellen van effectieve KPI's met een duidelijke evaluatie van de relatie tussen de KPI en een specifieke doelstelling of een bepaald bedrijfsresultaat. KPI's moeten meer zijn dan cijfers en gegevens. Ze moeten een strategische vorm zijn van wat uw organisatie probeert te bereiken, onderbouwd met cijfers en gegevens. Dit begint allemaal met het stellen van een duidelijk doel of een reeks doelen.

Zonder steun van alle betrokkenen is een KPI niets meer dan loze woorden. Communiceer uw doelen en wat u wilt meten aan alle belanghebbenden en laat hen precies weten hoe prestaties en vooruitgang moeten worden gemeten. Beantwoord vragen die belanghebbenden kunnen hebben en sta open voor hun ideeën voor het verbeteren van uw KPI's. Weef uw doelen zo mogelijk door de hele organisatie om te zorgen voor volledige afstemming en inzicht.

Stel een regelmaat in (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks) waarmee u KPI's beoordeelt en opnieuw evalueert. Onthoud dat prestatie-indicatoren dynamisch moeten zijn. Houd niet aan een vastgestelde KPI vast als deze niet langer nauwkeurig weergeeft wat u probeert te bereiken. Door KPI's te beoordelen kunt u niet alleen de voortgang en het prestatieniveau bijhouden, maar krijgt u ook inzicht in hoe effectief u uw KPI's in het algemeen selecteert en ontwikkelt. Als KPI's niet langer relevant zijn, niet haalbaar blijken te zijn of gewoon niet uitvoerbaar of effectief zijn, gaat u terug naar de basis om ze te herzien en bij te werken zodat ze beter aansluiten op uw doelstellingen.

Binnen de SMART-criteria kunnen KPI's vrijwel alle processen of doelen in elke branche bestrijken. Dat gezegd hebbende, zijn KPI's meestal in een van de vier verschillende categorieën te verdelen.

Invoer-KPI's meten de hoeveelheid, kwaliteit, type, enz. van de middelen die worden gebruikt om uitvoer te produceren.

Procesgerichte KPI's zijn KPI's die betrekking hebben op de acties of taken die worden uitgevoerd bij het produceren van een specifieke uitvoer. Deze kunnen ook procesregelingen omvatten, zoals procestraining en tools of apparatuur.

UItvoer-KPI's meten voltooide werkzaamheden en/of geproduceerde producten.

Deze KPI's worden verder onderscheiden in tussentijdse resultaten (resultaten die moeten plaatsvinden om einddoelen te bereiken) of eindresultaten (doelstellingen op het hoogste niveau). Deze KPI's richten zich op wat er is bereikt en wat voor impact er wordt gemaakt. Het is belangrijk te vermelden dat de markt momenteel verschuift in wat wordt beschouwd als de beste methode voor het meten van resultaten.

Het meten en volgen van de voortgang geeft een duidelijker beeld van waar resources het hardst nodig zijn en waar ze beter kunnen worden benut.

Effectieve KPI's brengen werknemers bij elkaar, zodat iedereen dezelfde richting op gaat en duidelijk inzicht krijgt in de manier waarop individuele prestaties van invloed zijn op de bedrijfsdoelstellingen. Dit zorgt voor een betere werknemersbeleving, waardoor de betrokkenheid van werknemers in het proces wordt versterkt.

Een nauwkeuriger overzicht van processen helpt organisaties gebieden te identificeren waar automatisering en selfserviceopties kunnen worden geïmplementeerd om de efficiëntie te verbeteren.

KPI's zijn essentieel, niet alleen voor het bereiken van vastgestelde doelen, maar ook voor het creëren van een cultuur van continue verbetering. Verfijn doelstellingen, verhoog de output, verbeter de efficiëntie en zorg ervoor dat alle betrokkenen werken aan het bereiken en herdefiniëren van het succes van het bedrijf.