Wat is Project Portfolio Management (PPM)?

Project Portfolio Management (PPM) is een strategie voor het afstemmen en beheren van verbonden, onderling gerelateerde en afhankelijke projecten en programma's.

Projectportfolio's bestaan uit programma's, processen, activiteiten en projecten die zijn gegroepeerd op basis van hun strategische belang voor een organisatie en haar doelstellingen. Maar hoewel deze projecten strategisch op elkaar zijn afgestemd, kan het een lastige en complexe taak zijn om ze als groep te begrijpen. PPM helpt deze onderneming te stroomlijnen door een totaalbeeld van de projecten te creëren als één entiteit en organisaties te helpen bij het prioriteren en rangschikken van de projecten voor een optimaal rendement.

Aspecten van Project Portfolio Management

Gezien de gelijkenis in de naam, worden de termen "project portfolio management" en "projectmanagement" soms als synoniemen gebruikt. Ze beschrijven echter twee verschillende strategieën, elk met hun eigen bijbehorende toepassingen en doelstellingen.

Projectmanagement is een brede term die de strategieën, tools en technieken beschrijft die worden gebruikt bij het beheren van een project. Projecten zijn tijdelijk; ze bestaan voor een bepaalde tijd en leiden bij voorkeur tot een eindproduct of service. Projectmanagementbureau's (PMO's) en projectmanagers gebruiken projectmanagement om te helpen bij de voltooiing van projecten door kosten en budgetten vast te stellen, resources en verantwoordelijkheden toe te wijzen en aan belanghebbenden te rapporteren.

Project Portfolio Management coördineert en analyseert de mogelijke waarde van inkomsten (portfolio's) van gerelateerde projecten, programma's en eisen. PPM is een aanpak op hoger niveau die projectmanagement koppelt aan bedrijfsmanagement, waardoor bedrijven projecten kunnen selecteren op basis van de mate waarin ze zijn afgestemd op de doelstellingen van het bedrijf of deze ondersteunen.

PPM biedt een holistisch, real-time overzicht van de status en voortgang van projectgroepen, evenals de bijbehorende resources en onderlinge afhankelijkheden. Wanneer het effectief wordt gebruikt, biedt dit een aantal belangrijke voordelen.

Verbeterde projectselectie

Zakelijk succes is afhankelijk van de organisatie die de juiste projecten kiest op basis van doelen, risico's, resources, enz. Helaas is het selectieproces niet altijd duidelijk, wat er vaak toe leidt dat bedrijven projecten uitvoeren die niet op één lijn liggen met de strategische doelen. Op andere momenten kunnen individuele besluitvormers of zelfs hele afdelingen zich te veel richten op favoriete projecten, waarbij waardevolle tijd en middelen worden gebruikt om projecten uit te voeren ten koste van andere, waardevollere opties.

PPM maakt een verbeterd projectselectieproces mogelijk door betrouwbare gegevens, scoremodellen en andere kwantitatieve en kwalitatieve benaderingen toe te voegen om ervoor te zorgen dat projecten worden geselecteerd op basis van relevante criteria. Tegelijkertijd kunnen huidige projecten die niet bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie eenvoudig en objectief worden geïdentificeerd en uit het portfolio worden verwijderd.

Minimaal risico voor organisatie

Projectrisico's bestaan niet in een vacuüm; ze zijn nauw verbonden met het potentieel voor rendement, waardoor bepaalde risico's gerechtvaardigd zijn, en andere niet. PPM geeft bedrijven een duidelijk beeld van de risico's ten opzichte van het rendement van volledige projectportfolio's, waarbij wordt aangegeven welke risico's de moeite waard zijn en welke niet.

PPM-schattingshulpmiddelen bieden analyses van projectkosten en vergelijken deze met potentiële voordelen. Ingebouwde waarschuwingen helpen PMO's en projectmanagers om vertragingen, budgetoverschrijdingen en technische problemen snel te identificeren en op te lossen voordat ze grotere problemen kunnen veroorzaken. Indien op de juiste wijze geïmplementeerd, minimaliseert project portfolio management het projectrisico, waardoor organisaties hun portfolio's kunnen verfijnen en alleen de projecten kunnen opnemen die voldoende waarde bieden om potentiële risico's te compenseren.

Verbeterde communicatie

Wanneer projecten individueel worden geëvalueerd en beheerd, kunnen ze silo's creëren tussen individuen, afdelingen en besluitvormers. PPM brengt deze belanghebbenden bij elkaar, zodat ze een holistische coördinatie kunnen bieden over het gehele portfolio van projecten en een beter samenhangend team kunnen creëren.

PPM breekt barrières tussen projecten, waardoor leidinggevenden een breed beeld krijgen van de algehele impact van gerelateerde projecten, in plaats van hen te dwingen alleen een beperkt aantal specifieke projecten te evalueren en te kiezen. Dit leidt tot een verbeterde communicatiestroom voor alle betrokkenen, en een beter geïnformeerde besluitvorming.

Kortere levertijden voor projecten

Een project van concept tot levering brengen, omvat een complexe reeks acties. Onvoorziene factoren kunnen en zullen complicaties veroorzaken, wat vaak leidt tot projectvertragingen, wat ertoe leidt dat projectmanagers deadlines moeten aanpassen terwijl de uitgaven toenemen. Wanneer projecten het budget en de planning overschrijden, begint de potentiële winst terug te lopen. Bij vastgelopen projecten worden resources ook van andere essentiële taken omgeleid, wat gevolgen heeft voor het bedrijf buiten de reikwijdte van het project zelf.

PPM maakt gebruik van intuïtieve, real-time rapportage, zodat managers afwijkingen, knelpunten en andere problemen kunnen identificeren die projecten kunnen vertragen of ontregelen. Vervolgens kunnen ze onmiddellijk corrigerende maatregelen nemen, waardoor het project weer op koers komt voordat het te ver achterloopt om te worden gered.

Verhoogde ROI

Het uiteindelijke doel van bijna elk project is meer omzet te genereren dan wordt besteed aan het maken en leveren van het project. ROI (Return on Investment) is altijd een betrouwbare maatstaf geweest om het succes van projecten te meten. PPM is ontworpen om ervoor te zorgen dat de projecten die bedrijven nastreven en in hun portfolio's opnemen, de projecten zijn die een aanzienlijk positief rendement op het geïnvesteerde geld en resources zullen opleveren.

Door verbeterde selectieprocessen, effectievere communicatie op verschillende niveaus, minder projectrisico's en een grotere kans dat projecten op tijd en binnen het budget worden voltooid, helpt PPM ervoor te zorgen dat projectinvesteringen zichzelf terugbetalen en de bedrijven die deze projecten leveren, kunnen groeien.

Hoewel de term project portfolio management kan worden gebruikt om vrijwel elke strategie voor het beheren van groepen projecten te beschrijven, volgt een succesvolle PPM meestal een reeks van vijf vastgestelde stappen. Met deze stappen kunnen organisaties alle mogelijke projecten uitvoeren die ze willen nastreven en deze vervolgens verfijnen totdat opties overblijven die voldoen aan vooraf gedefinieerde selectiecriteria op basis van ROI, efficiëntie, risico, strategische afstemming en meer.

Met andere woorden, de vijf stappen van PPM helpen bedrijven prioriteiten te stellen, nutteloze projecten weg te werken en hun tijd en resources alleen te richten op de projecten met de grootste impact. Ze zorgen er ook voor dat alle goedgekeurde projecten binnen de bedrijfsstrategie werken en dat het portfolio correct is uitgebalanceerd wat betreft risico en resultaten.

Met dit in gedachten, zijn de vijf stappen als volgt:

1. Bepaal de reikwijdte van uw bedrijf en portfolio

Project portfolio management is een essentieel hulpmiddel om projecten positief te laten bijdragen aan het succes van het bedrijf. Maar voordat dit mogelijk is, moet het succes zelf eerst worden gedefinieerd. Voordat u begint met PPM, moeten de strategische doelstellingen van een organisatie duidelijk worden beschreven en moeten ook de cijfers voor het evalueren van projecten worden bepaald. Waarderingscriteria kunnen vele vormen aannemen, maar zijn doorgaans gebaseerd op financiële doelstellingen of andere scorecijfers , zoals strategie-afstemming, technische haalbaarheid of marktaantrekkelijkheid.

Zonder duidelijke definities van succes en waarde worden bedrijven gedwongen om projectselecties te maken op basis van minder concrete criteria, wat leidt tot een onevenwichtig portfolio op het gebied van risico, beloning of strategische relevantie.

2. Projectideeën beheren

Zodra strategische doelstellingen zijn vastgesteld en succes en waarde zijn gedefinieerd, kunnen organisaties beginnen met het opbouwen van projectportfolio's op deze fundering.

Begin met het verzamelen van alle potentiële projecten, met behulp van inzichten uit feedback van klanten, werknemers, managers, strategische planningen en vereisten op het gebied van naleving en regelgeving. Voeg vervolgens lopende projecten toe aan de projectvoorraad, zodat ze kunnen worden geëvalueerd en vervolgens kunnen worden gerechtvaardigd of stopgezet. Verzamel alle gegevens over deze projecten zodat ze kunnen worden beoordeeld aan de hand van de criteria die in stap 1 zijn vastgesteld. Neem schattingen op over de afhankelijkheden en resources die nodig zijn om elk kandidaatproject te kunnen voltooien. Deze cijfers hoeven op dit moment niet volledig nauwkeurig te zijn. Schattingen op hoog niveau zijn voldoende om potentiële projecten in dit stadium te identificeren, met het besef dat meer projecten nauwkeuriger moeten worden gevalideerd voordat ze worden uitgevoerd.

3. Prioriteiten stellen voor projecten

De volgende stap in het proces is bepalen welke combinatie van projecten de grootst mogelijke totale waarde voor het portfolio zal opleveren. Gebruik de eerder vastgestelde waarderingscriteria om een grafiek te maken waarin kandidaatprojecten worden vergeleken en gerangschikt. Scores kunnen worden vastgesteld op basis van geschatte financiële waarde of andere waardescores. Rangschik de projecten in de grafiek op volgorde van hoogste naar laagste waarde.

Wanneer alle kandidaatprojecten zijn gerangschikt, kunt u beginnen met het toewijzen van beschikbare resources en het prioriteren van projecten met de hoogste waarde. Wanneer alle resources gebruikt zijn, elimineer dan de projecten die onvoldoende waarde hadden om resources te ontvangen, waardoor een afkaplijn ontstaat en voorlopig wordt bepaald welke projecten wel en niet in het portfolio zullen worden opgenomen. Dit portfolio is nog niet definitief; het zal vervolgens moeten worden besproken, herzien en gecontroleerd. De stap voor het prioriteren van projecten helpt eenvoudig basislijnen vast te stellen en levert gegevens om latere besluitvorming te informeren.

4. Voorgestelde projecten valideren

De eerste stappen in project portfolio management zijn gebaseerd op resource- en kostenschattingen om een abstracte schatting op hoog niveau van de projectwaarde en het rendement te maken. Maar naarmate het portfolio bijna is voltooid, moeten deze schattingen worden gevalideerd. Werk samen met degenen die de projecten uitvoeren en die concrete cijfers kunnen geven. Houd rekening met mogelijke knelpunten, beschikbaarheid van vaardigheden, afhankelijkheden en andere factoren die van invloed kunnen zijn op de haalbaarheid van het project.

Hoewel er altijd onverklaarde variaties zullen zijn, zal een beter geïnformeerde blik op haalbaarheid helpen ervoor te zorgen dat alleen de projecten met de beste kans op succes in het portfolio worden opgenomen.

5. Meten, bewaken en beheren

Zodra het voorgestelde portfolio is verfijnd en overeengekomen en de afzonderlijke projecten voldoende zijn gevalideerd, is de laatste stap het portfolio in uitvoering te brengen. Start de projecten en begin met het meten van de prestaties, het bewaken van de voortgang van elk project en het voortdurend beheren van de projecten om ervoor te zorgen dat ze aan de vastgestelde doelstellingen voldoen.

PMO- en projectmanagers moeten nauw samenwerken in deze stap en op één lijn komen met de portfoliomanager om relevante prestatiegegevens te verzamelen, resources toe te wijzen, en beoordelingen te plannen en te starten. Deze belanghebbenden moeten ook klaar zijn en in staat zijn om waar nodig wijzigingen aan te brengen in het portfolio en de bijbehorende projecten. Deze laatste stap is voortdurend aan de gang en zal de gehele looptijd van het portfolio duren.

Een goed beheerd portfolio kan aanzienlijke voordelen bieden voor elke organisatie, maar de complexiteit van het verschuiven van behoeften en het beoordelen van projecten kan het project portfolio management een zeer moeilijk vooruitzicht maken. ServiceNow, een wereldleider op het gebied van IT-beheer, biedt de oplossing.

ServiceNow Project Portfolio Management beheert resultaten om organisaties te helpen waarde te creëren, onzekerheid te omarmen met flexibele planning en snellere portfolio-oplossingen te leveren door werk te beoordelen. ServiceNow PPM is gebouwd op het baanbrekende Now Platform en bevat krachtige functies die zijn ontworpen om het PPM-proces te vereenvoudigen en te optimaliseren.

Roadmap-planning helpt teams en investeringen op één lijn te brengen met de vastgestelde bedrijfsdoelen. Scenarioplanning gebruikt wat-als-analyses om projecten te evalueren op basis van verschuivende mogelijkheden. Innovatiebeheer maakt samenwerking tussen teams mogelijk, waardoor ideeën sneller kunnen worden verzameld en geëvalueerd. Beleggingsfinanciering helpt bij het toewijzen van essentiële resources aan de hand van strategische doelstellingen, portfolio's en zakelijke diensten. Demand Management centraliseert bedrijfs- en IT-aanvragen, waardoor het beleggingsproces wordt verbeterd voor nieuwe producten en services die het beste aansluiten op belangrijke bedrijfsinitiatieven. Het eindresultaat? Optimaal inzicht in projecten en portfolio's, samen met verbeterde aanpasbaarheid, flexibiliteit, snelheid en strategische afstemming.

Aan de slag met Project Portfolio Management

PPM is beschikbaar met ServiceNow IT Business Management en is de effectieve oplossing voor het optimaliseren van projectportfolio's om bedrijfswaarde te bereiken.