Wat is Project Portfolio Management (PPM)?

Hoewel de term project portfolio management kan worden gebruikt om vrijwel elke strategie voor het beheren van groepen projecten te beschrijven, volgt een succesvolle PPM meestal een reeks van vijf vastgestelde stappen. Met deze stappen kunnen organisaties alle mogelijke projecten uitvoeren die ze willen nastreven en deze vervolgens verfijnen totdat opties overblijven die voldoen aan vooraf gedefinieerde selectiecriteria op basis van ROI, efficiëntie, risico, strategische afstemming en meer.

Met andere woorden, de vijf stappen van PPM helpen bedrijven prioriteiten te stellen, nutteloze projecten weg te werken en hun tijd en resources alleen te richten op de projecten met de grootste impact. Ze zorgen er ook voor dat alle goedgekeurde projecten binnen de bedrijfsstrategie werken en dat het portfolio correct is uitgebalanceerd wat betreft risico en resultaten.

Met dit in gedachten, zijn de vijf stappen als volgt:

Project portfolio management is een essentieel hulpmiddel om projecten positief te laten bijdragen aan het succes van het bedrijf. Maar voordat dit mogelijk is, moet het succes zelf eerst worden gedefinieerd. Voordat u begint met PPM, moeten de strategische doelstellingen van een organisatie duidelijk worden beschreven en moeten ook de cijfers voor het evalueren van projecten worden bepaald. Waarderingscriteria kunnen vele vormen aannemen, maar zijn doorgaans gebaseerd op financiële doelstellingen of andere scorecijfers , zoals strategie-afstemming, technische haalbaarheid of marktaantrekkelijkheid.

Zonder duidelijke definities van succes en waarde worden bedrijven gedwongen om projectselecties te maken op basis van minder concrete criteria, wat leidt tot een onevenwichtig portfolio op het gebied van risico, beloning of strategische relevantie.

Zodra strategische doelstellingen zijn vastgesteld en succes en waarde zijn gedefinieerd, kunnen organisaties beginnen met het opbouwen van projectportfolio's op deze fundering.

Begin met het verzamelen van alle potentiële projecten, met behulp van inzichten uit feedback van klanten, werknemers, managers, strategische planningen en vereisten op het gebied van naleving en regelgeving. Voeg vervolgens lopende projecten toe aan de projectvoorraad, zodat ze kunnen worden geëvalueerd en vervolgens kunnen worden gerechtvaardigd of stopgezet. Verzamel alle gegevens over deze projecten zodat ze kunnen worden beoordeeld aan de hand van de criteria die in stap 1 zijn vastgesteld. Neem schattingen op over de afhankelijkheden en resources die nodig zijn om elk kandidaatproject te kunnen voltooien. Deze cijfers hoeven op dit moment niet volledig nauwkeurig te zijn. Schattingen op hoog niveau zijn voldoende om potentiële projecten in dit stadium te identificeren, met het besef dat meer projecten nauwkeuriger moeten worden gevalideerd voordat ze worden uitgevoerd.

De volgende stap in het proces is bepalen welke combinatie van projecten de grootst mogelijke totale waarde voor het portfolio zal opleveren. Gebruik de eerder vastgestelde waarderingscriteria om een grafiek te maken waarin kandidaatprojecten worden vergeleken en gerangschikt. Scores kunnen worden vastgesteld op basis van geschatte financiële waarde of andere waardescores. Rangschik de projecten in de grafiek op volgorde van hoogste naar laagste waarde.

Wanneer alle kandidaatprojecten zijn gerangschikt, kunt u beginnen met het toewijzen van beschikbare resources en het prioriteren van projecten met de hoogste waarde. Wanneer alle resources gebruikt zijn, elimineer dan de projecten die onvoldoende waarde hadden om resources te ontvangen, waardoor een afkaplijn ontstaat en voorlopig wordt bepaald welke projecten wel en niet in het portfolio zullen worden opgenomen. Dit portfolio is nog niet definitief; het zal vervolgens moeten worden besproken, herzien en gecontroleerd. De stap voor het prioriteren van projecten helpt eenvoudig basislijnen vast te stellen en levert gegevens om latere besluitvorming te informeren.

De eerste stappen in project portfolio management zijn gebaseerd op resource- en kostenschattingen om een abstracte schatting op hoog niveau van de projectwaarde en het rendement te maken. Maar naarmate het portfolio bijna is voltooid, moeten deze schattingen worden gevalideerd. Werk samen met degenen die de projecten uitvoeren en die concrete cijfers kunnen geven. Houd rekening met mogelijke knelpunten, beschikbaarheid van vaardigheden, afhankelijkheden en andere factoren die van invloed kunnen zijn op de haalbaarheid van het project.

Hoewel er altijd onverklaarde variaties zullen zijn, zal een beter geïnformeerde blik op haalbaarheid helpen ervoor te zorgen dat alleen de projecten met de beste kans op succes in het portfolio worden opgenomen.

Zodra het voorgestelde portfolio is verfijnd en overeengekomen en de afzonderlijke projecten voldoende zijn gevalideerd, is de laatste stap het portfolio in uitvoering te brengen. Start de projecten en begin met het meten van de prestaties, het bewaken van de voortgang van elk project en het voortdurend beheren van de projecten om ervoor te zorgen dat ze aan de vastgestelde doelstellingen voldoen.

PMO- en projectmanagers moeten nauw samenwerken in deze stap en op één lijn komen met de portfoliomanager om relevante prestatiegegevens te verzamelen, resources toe te wijzen, en beoordelingen te plannen en te starten. Deze belanghebbenden moeten ook klaar zijn en in staat zijn om waar nodig wijzigingen aan te brengen in het portfolio en de bijbehorende projecten. Deze laatste stap is voortdurend aan de gang en zal de gehele looptijd van het portfolio duren.