Wat is value stream mapping (VSM)?

VSM helpt bedrijven om elke stap in het leveren van een product of dienst visueel te illustreren, analyseren en verbeteren.

Elk bedrijf dat met klanten communiceert, moet het belang inzien van het bieden van waarde. Zonder aantoonbare, kwantificeerbare waarde kunnen klanten niet de overgang maken van koper naar enthousiaste klant. Naarmate de markten echter groeien en het publiek steeds meer aankoopopties ontdekt, wordt het steeds moeilijker om waardeproposities te creëren die zich onderscheiden van de massa. Value stream management en value stream mapping kunnen de oplossing bieden.

Value stream mapping (VSM) is een subset van value stream management, het proces waarbij elk aspect van uw bedrijfsworkflow wordt geïntegreerd - het end-to-end proces van het ontwikkelen en leveren van software aan uw klanten. Value stream management werkt in een continue cyclus, te beginnen met de feedback van klanten die de vraag stimuleren, en ten einde met het operationele beheer van de functies die deze vraag ondersteunen, wat op zijn beurt weer nieuwe feedback stimuleert. Deze bedrijfsworkflow wordt ondersteund door de integratie van technische oplossingen bij elke stap van het proces, van prioriteiten stellen en plannen tot het bouwen, testen en implementeren, en tot operationeel beheer en servicebeheer.

Maar integratie beschrijft alleen de mechanismen van value stream mapping; echte waarde komt vooral voort uit waarde - klantwaarde. De workflow moet in staat zijn de stroom van waarde naar de klant en per uitbreiding naar het bedrijf te optimaliseren. Bovendien helpt effectieve VSM de knelpunten te identificeren en op te lossen, waarbij uw bedrijf wordt gezien als een geïntegreerde stroom en niet als een reeks afzonderlijke punten. Value stream mapping beschrijft de rapportageaspecten van waardestroombeheer.

Door het in kaart brengen van gegevens wordt de waarde centraal geplaatst tijdens het gehele ontwikkelings- en afleveringsproces. In de vorm van zeer visuele flowcharts gebruikt VSM symbolen en richtingspijlen om werktaken en informatiestromen weer te geven. Maar waar VSM verschilt van traditionele flowcharts, is de focus op waarde. Elk item dat aan iedere stap in het proces is gekoppeld, wordt gekwantificeerd als toegevoegde (of niet toegevoegde) waarde, zoals gezien vanuit het standpunt van de klant. Het bedrijf kan vervolgens taken beoordelen, herzien of heroverwegen die niet voor de hand liggende waarde voor de klant toevoegen.

Value stream mapping maakt deel uit van de Lean-benadering van het bedrijf: Het maximaliseren van de waarde en het minimaliseren van verspilling. Lean definieert 'waarde' als alles waarvoor de klant bereid is te betalen. Dit omvat relevante services, producten, functies, ondersteuning, enz. Afval beschrijft stappen of aspecten van het proces waarin klanten niet geïnteresseerd zijn, zoals defecten, wachttijd, functies met lage waarde, onnodige documentatie of goedkeuringsprocessen, het wisselen van taken en het zoeken naar informatie.

Het doel achter value stream mapping is relatief eenvoudig: Het helpt uw bedrijf bij het visualiseren en verbeteren van volledige processen, het identificeren en onderscheiden van waardetoevoegende en verspillende stappen. Vervolgens kunt u deze processen stroomlijnen om de waarde voor de klant te verhogen.

Het eindresultaat is een gestructureerd beeld van hoe items door de waardestroom lopen en waar wijzigingen kunnen worden aangebracht om het collectieve proces te verbeteren. Met andere woorden, VSM heeft te maken met het verminderen van de verspillende stappen die het leveren van onverminderde klantwaarde in de weg staan.

Naarmate de vraag toeneemt en ontwikkelingsprocessen complexer worden, kan het gemakkelijk worden om de klant uit het oog te verliezen. VSM brengt deze focus opnieuw op één lijn en identificeert de aspecten van uw processen die uw klanten echt belangrijk vinden. Het legt de nadruk op hun behoeften, wensen en zorgen, en helpt u de snelste en meest efficiënte weg naar klanttevredenheid te creëren.

In essentie fungeert value stream mapping als de vertegenwoordiger van de klant, zodat de stem van de klant tijdens elke ontwikkelingsstap wordt gehoord.

Bovendien breekt VSM schadelijke informatiesilo's af. Het biedt een uniform overzicht van de algehele processen voor alle betrokkenen, van leidinggevenden en afdelingshoofden tot teamleden. Elke speler kan zijn of haar specifieke bijdrage zien, waar deze in het geheel past en hoe deze bijdraagt aan een waardevol, klantgericht eindresultaat. En door een holistische momentopname van uw bestaande processen te maken, kunt u eerdere statussen eenvoudig vergelijken met herziene benaderingen en evalueren of de wijzigingen een positieve impact hebben gehad.

Ten slotte is VSM een uitzonderlijk hulpmiddel om belangrijke deelnemers en besluitvormers samen te brengen in een gedeelde visie. In een relatief korte tijd kunt u teams en afdelingen op één lijn brengen, instemmen met leiders en essentiële doelstellingen en KPI's vaststellen.

Hoewel value stream mapping altijd is gericht op klantgerichte waarde, kan het verschillende strategische rollen vervullen. Afhankelijk van de specifieke doelen die een bedrijf of afdeling wil bereiken, kan VSM die op verschillende niveaus wordt toegepast en waarbij verschillende teams en belanghebbenden worden betrokken, direct voordelen opleveren voor elk aspect van een bedrijf. Leidinggevenden en teamleiders kunnen VSM gebruiken als strategisch hulpmiddel om bedrijfsbrede initiatieven te verduidelijken en te vereenvoudigen. Tegelijkertijd profiteren ontwikkelaars en specialisten van VSM door directere roadmaps en minder verspillende productieprocessen te creëren, waardoor ze steeds meer en betere producten kunnen produceren.

Maar ongeacht de voordelen die value stream mapping biedt in het hele bedrijf, is het uiteindelijk de klant die het meeste voordeel heeft. VSM stelt organisaties in staat om hun kopers betere kwaliteit te bieden met minder middelen en om altijd te werken aan het verbeteren van hun aanbod. Door zich te richten op waarde, op de eerste plaats, voldoen VSM-bedrijven consistenter aan de verwachtingen van klanten en overtreffen ze deze zelfs.

Het VSM-eindproduct is in wezen een stroomdiagram, maar als u net met VSM begint, zijn er enkele belangrijke dingen die u moet doen voordat u de whiteboardmarkers tevoorschijn haalt. Hier worden de belangrijkste stappen van VSM beschreven.

1. Identificeer het product of de productfamilie

De eerste stap is om te bepalen welke processen van producten of productfamilies u wilt beheren. Houd er rekening mee dat nieuwe teams of teams zonder VSM-ervaring mogelijk enige VSM-training nodig hebben.

2. Zorg voor de buy-in van het management

Value stream mapping biedt aanzienlijke voordelen voor alle bedrijven. Het herzien van bestaande processen kan echter een moeilijke, tijdrovende en dure inspanning zijn. Voordat u het hart van het VSM-proces in de weg staat, moet u eerst controleren of het management aan boord is en bereid is om ondersteuning te bieden. Overweeg om te beginnen met een vereenvoudigde VSM die de potentiële waarde laat zien en deze te delen met uw besluitvormers voordat u iets uitgebreider gaat doen.

3. Bepaal de problemen die de waardestroom moet aanpakken

Het identificeren van problemen die de waargenomen waarde voor de klant kunnen beperken, is een noodzakelijke eerste stap. Wat zijn de zorgen van uw klanten? Waar eisen ze verandering? Wat kan hen ertoe aanzetten om weg te gaan? Uw klanten zijn degene die bepalen welke stappen in uw processen 'waardevol' zijn, dus neem alle relevante gegevens of analyses op die beschikbaar zijn om u te helpen bepalen welke problemen in de weg staan.

4. Stel de projectomvang in

De waardestroom omvat iedere stap die nodig is voor het produceren en leveren van een product of dienst, maar uw VSM hoeft dat niet te doen. U kunt zelf bepalen op hoeveel van de waardestroom u zich wilt richten. Neem de tijd om de reikwijdte van uw VSM-project vast te stellen, zodat u zich kunt blijven richten op de gebieden die op dit moment het belangrijkst zijn.

5. Verzamel procesgegevens

Met de reikwijdte van uw project in gedachten, doorloopt u de processtappen die bij het leveren van het product of de dienst zijn inbegrepen. Let hierbij goed op de informatiestromen en de werkactiviteiten zelf en of ze waarde voor de klant opleveren. Waardeer prestaties bij elke stap en voeg uw procesgegevens toe aan uw waardestroomdiagram.

6. Evalueer processtappen

Bekijk elke stap in het proces nauwkeurig. Welke stappen zijn waardevol en welke stappen zouden niet gemist worden als ze worden verwijderd? Welke zorgen consistent voor merkbare resultaten? Welke zijn beschikbaar wanneer ze nodig zijn? Welke kunnen voldoen aan de eisen van de klant? En tot slot, welke stappen zijn flexibel genoeg voor gebruik tussen meerdere producten binnen een productfamilie?

7. Breng productbeweging in kaart

De manier waarop een product van de ene stap naar de andere gaat, kan een aanzienlijke invloed hebben op de ervaring van de eindgebruiker. Breng relevante communicatiekanalen in kaart en identificeer gebieden waar producten en informatie vrij kunnen bewegen zonder merkbare vertraging, en gebieden waar voorraadniveaus kunnen wijzen op knelpunten of andere problemen die de productbeweging negatief beïnvloeden.

8. Maak een tijdlijn

Houd rekening met elke stap in het proces en breng het proces en de levertijden in kaart. Vergeet niet dat waarde het doel is, maar verspilling is wat u probeert te vinden en te elimineren. Inventarisniveaus gedurende het proces tellen en bewaken, inefficiënties noteren en onbalans tussen verwerkingstijden en doorlooptijden identificeren. Zo krijgt u een duidelijk beeld van waar de verspilling plaatsvindt, zodat u stappen kunt nemen om hier vanaf te komen.

9. Controleer de VSM

Op dit punt moet uw waardestroomdiagram in wezen compleet zijn. Neem een stap terug en bekijk het van een afstand. Als u alles ziet terwijl het beweegt en samenwerkt, wordt verspilling veel duidelijker te identificeren.

10. Maak een toekomstige of ideale VSM

Nu de problemen in uw processen duidelijk zijn geïdentificeerd, is uw laatste stap het creëren van een ideale value stream map, vrij van onnodige verspilling en volledig toegewijd aan waarde. Dit diagram dient als doel voor uw bedrijf, als leidraad voor uw werk en voor het faciliteren van communicatie, en kan zich uitbreiden naar verschillende afdelingen. Zorg er dus voor dat u met uw leidinggevende samenwerkt. Een ideale VSM die u kunt implementeren in plaats van bestaande processen, is het uiteindelijke doel van value stream mapping, dus neem de tijd en zorg dat alles goed gaat.

Zoals eerder benoemd is, definieert VSM verspilling als alles wat geen directe waarde voor de klant oplevert. Hier zijn verschillende soorten verspilling die met value stream mapping kunnen worden geïdentificeerd en geëlimineerd:

Transport

Goederen die van de ene locatie naar de andere worden verplaatst; dit omvat overmatig transport en dubbele verwerking.

Foutoplossing

Kosten, tijd en moeite in verband met het identificeren en corrigeren van storingen of andere fouten.

Overproductie/sneller dan noodzakelijk tempo

Productie die de vraag overstijgt. Overproductie leidt meestal tot meer veranderingen dan de klant kan verbruiken en kan een negatieve invloed hebben op de productiviteit, kwaliteit en productiestroom.

Oververwerking

Meer werk doen of meer stappen zetten voor een product of dienst dan de klant nodig heeft. Dit kan leiden tot onnodige beweging en slechte lay-out en communicatie.

Wachten

Producten, mensen of apparatuur die momenteel niet betrokken zijn bij de vooruitgang van het proces.

Als u zich voorbereidt op value stream mapping, zijn hier vier best practices om u te helpen het maximale eruit te halen.

Schets uw VSM met de hand

Maakt u zich tijdens het maken van uw VSM geen zorgen over het produceren van iets visueel geraffineerd. Gebruik in plaats daarvan papier of een whiteboard om uw stappen te documenteren en verspillingsgebieden te identificeren. Wanneer u de VSM hebt voltooid en klaar bent om uw ideale versie te maken, kunt u speciale software gebruiken om iets te delen binnen uw organisatie.

Ervaar de waardestroom rechtstreeks

Verfijn uw value stream mapping niet tot één locatie. Ga waar mogelijk naar waar stappen worden uitgevoerd en ervaar zelf de realiteit van wat er gaande is. Als u de hele waardestroom niet 'doorloopt' en in plaats daarvan vertrouwt op veronderstellingen en tweedehands verslagen, mist u waarschijnlijk essentiële inzichten.

Doorloop alles meerdere keren

De waardestroom doorlopen mag niet eenmalig zijn. Een eerste doorloop om een algemeen overzicht van de stroom te krijgen, gevolgd door meer gedetailleerde doorlopen om specifieke probleemgebieden te identificeren, helpt een uitgebreider beeld te creëren. Veel bedrijven merken ook dat het doorlopen van de stroom in omgekeerde richting (van eindproduct tot eerste productie) een beter inzicht biedt in bepaalde problemen.

Vraag waarom

VSM gaat over het verbeteren van uw processen. Daarom is het nooit voldoende om gewoon te begrijpen hoe iets wordt gedaan; u moet vragen waarom het op de manier wordt gedaan. Blijf vragen stellen tot u de hoofdoorzaken en oorspronkelijke bedoelingen achter specifieke stappen ontdekt, zodat u deze indien nodig kunt herzien, vervangen of verwijderen.

Volgens de Forrester Wave™: Value Stream Management Solutions, Q3 2020, behoort ServiceNow tot de top VSM-oplossingenproviders ter wereld. ServiceNow VSM maakt gebruik van de mogelijkheden van een combinatie van DevOps en ITBM, maakt gebruik van het Now Platform en werkt in combinatie met Governance, IT Operations Management, IT Service Management en Risk and Compliance, en biedt bedrijven verschillende belangrijke voordelen. Dit zijn onder andere:

  • Automatisering van het maken, volgen en goedkeuren van veranderingen, voor snellere innovatie zonder kwaliteitsverlies.
  • Automatische integratie met de DevOps-toolketen om een end-to-end audit trial te maken, voor minder risico's.
  • De voordelen van het Now Platform uitbreiden in softwareontwikkelings- en implementatieprocessen om DevOps voor ondernemingen te vereenvoudigen en te beoordelen.

Ieder bedrijf moet zich richten op klanten en waarde is een primaire focus van bijna elke klant. Richt u ook op waarde, met VSM van ServiceNow.

 

Duik dieper in ServiceNow ITBM

Vergroot de waarde met een op elkaar afgestemde bedrijfs- en IT-strategie met onze beoordeelbare ITBM-oplossing.