Wat is Employee Self Service (ESS)?

Employee Self Service (ESS) is een technologie waarmee werknemers zelf een aantal personeelszaken en administratieve taken kunnen uitvoeren.

Effectieve bedrijven zijn gebouwd op toegewijde, getalenteerde werknemers. Maar het ondersteunen van deze werknemers vergt veel administratie. Met name HR-afdelingen hebben te maken met een voortdurend groeiende behoefte aan verbeterde efficiëntie en nauwkeurigheid. Het uitvoeren van de salarisadministratie, het verwerken van veel essentieel maar tijdrovend papierwerk en het beheren van werknemersgegevens nemen de meeste tijd van de HR-afdeling in beslag, waardoor deze geen echte strategische asset voor het bedrijf wordt.

ESS is ontworpen om een groot deel van deze last te verlichten, door belangrijke taken te digitaliseren en te automatiseren. Tegelijkertijd geeft ESS werknemers meer directe controle over hun eigen gegevens.

Over het algemeen is ESS beschikbaar voor werknemers via het intranet of de portal van hun bedrijf. Deze online platforms voor werknemersbetrokkenheid bieden eenvoudige toegang tot doorzoekbare kennisbanken en interactieve webtoepassingen, vaak met een combinatie van geautomatiseerde systemen en geavanceerde opties voor gebruikersondersteuning. Sommige werknemersportals bieden ook

gesprekstools zoals op forums of sociale media waar werknemers kunnen samenkomen om problemen te bespreken, elkaars vragen te beantwoorden en mogelijke oplossingen voor problemen te vinden.

Zoals al eerder gezegd, is ESS een oplossing voor problemen waarmee zowel HR-afdelingen als het personeelsbestand te maken krijgen. Aan de ene kant maakt ESS het werk van HR gemakkelijker en effectiever. Aan de andere kant biedt het werknemers meer inzicht in en meer invloed op de manier waarop hun HR-gegevens worden beheerd. Als onderdeel van bredere strategieën voor werknemersbetrokkenheid helpen deze factoren bij het stroomlijnen van het gehele HR-proces en het verbeteren van de werknemersbeleving, wat leidt tot een efficiëntere, productievere en rentabelere organisatie.

ESS is niet ontworpen om de plaats in te nemen van een ervaren HR-team. ESS neemt HR bepaalde terugkerende taken uit handen en geeft werknemers rechtstreeks toegang tot HR-informatie en -functionaliteit. Dit biedt een aantal voordelen voor de organisatie:

  • Lagere kosten
    Traditioneel wordt het grootste deel van de HR-tijd besteed aan het beantwoorden van vragen van werknemers en het verwerken van werknemersgegevens. ESS neemt veel van deze verantwoordelijkheden weg van de HR-afdeling. Hierdoor kan HR niet alleen meer een strategische partner worden en zich richten op andere belangrijke taken, maar hoeven er ook minder HR-werknemers worden aangenomen en getraind.
  • Verbeterd verlofbeheer
    Effectieve ESS-systemen automatiseren veel aspecten van het goedkeuringsproces voor verlofaanvragen. Werknemers kunnen in het systeem hun wettelijke vakantiedagen bijhouden en aanvragen indienen, die vervolgens automatisch naar de juiste goedkeuringskanalen worden gestuurd. Bovendien kunnen managers ESS gebruiken om ziektedagen bij te houden, trends over een bepaalde periode vast te stellen en beter rekening te houden met afwezigheden van werknemers.
  • Nauwkeuriger onkostenbeheer
    ESS stroomlijnt het onkostenrapportageproces met functies zoals vereenvoudigde toegang voor werknemers en geautomatiseerde goedkeuringen en vergoedingen. Met de werknemersportal kunnen werknemers ook onkosten effectief beheren vanaf elk apparaat met internetverbinding, zelfs wanneer ze onderweg zijn.
  • Eenvoudiger beheer van arbeidsvoorwaarden
    ESS stelt bevoegde gebruikers in staat om alle relevante informatie over arbeidsvoorwaarden voor werknemers bij te houden en te controleren. Dit omvat niet alleen dekkingsgegevens, betalingsgeschiedenis en bijdragen van werkgever en werknemer, het biedt ook een centrale locatie waar werknemers overzichten kunnen bekijken, geschiktheid en deelname kunnen bijhouden en zich kunnen aanmelden voor programma's voor secundaire arbeidsvoorwaarden.
  • Autonomere werknemers
    Gepersonaliseerde werknemersportals en andere ESS-oplossingen geven werknemers de controle. ESS is gebruiksvriendelijk, biedt meer mogelijkheden en zorgt voor betrokken, goed geïnformeerde werknemers die meer verantwoordelijkheid kunnen nemen voor hun eigen HR-management.
  • Betere compliance
    Bedrijven die EEO, FMLA, OSHA en andere overheidswetten en -voorschriften niet naleven, kunnen hard worden gestraft. Selfserviceplatforms voor werknemers zorgen voor nauwkeurigheid en verantwoording bij compliancerapportage. Bedrijven kunnen ook rapporten automatiseren, compliance-informatie in de juiste indeling plaatsen en gebruikers informeren over vernieuwde wetgeving.
  • Duidelijkere toegang tot informatie
    Met één centrale database voor HR-informatie weten werknemers op alle niveaus precies waar ze antwoorden op vragen, goedgekeurde procedures en essentiële documenten kunnen vinden.
  • Betrouwbare analyse
    In ESS-systemen worden grote hoeveelheden gebruiksgegevens bijgehouden en verzameld. Met ingebouwde analyseprogramma's kunnen managers de effectiviteit van campagnes en initiatieven evalueren en betrouwbare HR-inzichten meenemen in toekomstige beslissingen.
Voordelen van selfservice door werknemers

ESS valt binnen de brede categorie van HR-management, met veel verschillende soorten systemen die in diverse bedrijfstakken worden gebruikt. Toch delen de meest effectieve systemen vaak bepaalde functies, waaronder:

Publicatie en levering van werknemerscontent

Organisaties kunnen ESS-systemen gebruiken om via meerdere kanalen belangrijke content te maken, te plannen en te delen met afdelingen en werknemers. Dit omvat massa-e-mails, aankondigingen, koppelingen en andere inhoud die met het personeel moet worden gedeeld. Ontvangers kunnen worden gefilterd op basis van diverse criteria, zoals de functietitel en locatie.

Verantwoordelijkheden en taken van werknemers

Taakpagina's binnen een ESS-systeem tonen in één oogopslag alle taken die momenteel aan een specifieke werknemer zijn toegewezen. Ook staan hier de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om de taak als voltooid te markeren. Werknemers kunnen hun geplande taken sorteren en organiseren, en filters toepassen om specifieke taken weer te geven.

Werknemersaanvragen

Werknemers en managers kunnen eenvoudig openstaande aanvragen zien, eerdere aanvragen bekijken en de status van specifieke, huidige aanvragen controleren, allemaal vanaf één pagina.

Kennisbank

Een kennisbank voor werknemers is een doorzoekbare database met nuttige, HR-relevante informatie. Werknemers kunnen snel antwoorden krijgen op veelgestelde vragen en koppelingen vinden naar belangrijke tools, formulieren, enzovoort.

Organisatorische informatie

Met een ESS-organigram kunnen werknemers de structuur van hun bedrijf zien, waaronder werknemers, functietitels en verantwoordelijkheden.

Livechat voor werknemers

Livechat-opties in het ESS-platform stellen werknemers in staat om in real time te communiceren met live ondersteuningsmedewerkers. Werknemers hoeven alleen maar een gespreksonderwerp te selecteren uit een lijst met categorieën.

Forums voor werknemers

Koppelingen naar forums voor werknemers geven werknemers een plaats binnen het ESS-systeem waar ze kunnen communiceren, samenwerken en oplossingen voor problemen kunnen ontwikkelen.

Over het algemeen zijn de meest effectieve ESS-systemen afkomstig van externe leveranciers. Deze leveranciers bieden resources en begeleiding om ervoor te zorgen dat hun klanten alles hebben wat ze nodig hebben om het meeste uit hun ESS-oplossingen te halen. Er zijn echter ook manieren waarop organisaties de effectiviteit van hun selfserviceoplossingen kunnen verbeteren. Neem bij het implementeren van ESS de volgende best practices in overweging:

  • Streef naar relevantie
    Een belangrijk onderdeel van de meeste selfservicesystemen voor werknemers is de kennisbank. Maar welke informatie moet de kennisbank van een organisatie bevatten? Dit zal uiteraard verschillen van bedrijf tot bedrijf en branche tot branche. Het is daarom van essentieel belang dat bedrijven proactief te werk gaan om de meest relevante en nauwkeurige informatie te bieden door de meest voorkomende verzoeken en vragen van werknemers op te nemen, en deze uit te breiden met analysegegevens van zoekmachines over relevante zoekopdrachten.
  • Focus op gebruiksgemak
    Selfserviceportals moeten uitgebreid en informatief zijn, maar werknemers hebben niets aan alle informatie als ze er niet in kunnen navigeren. Net als klanten verwachten werknemers en andere interne gebruikers een prettige, moeiteloze beleving bij het gebruik van producten. In een effectieve ESS-omgeving staat die gebruikersbeleving centraal, met intuïtieve ontwerpen, gebruiksvriendelijke zoekfuncties en visueel weergegeven gegevens.
  • Optimaliseer ESS voor mobiel gebruik
    ESS mag niet beperkt blijven tot het kantoor. Met de voor mobiele apparaten geoptimaliseerde selfservice hebben werknemers de vrijheid om hun gegevens te beheren wanneer het hen uitkomt. Dit is vooral belangrijk wanneer uw personeel op afstand werkt. Met een speciale mobiele app of browsergebaseerde toegang die volledige functionaliteit en bruikbaarheid biedt, zelfs op kleinere touchscreens, hebben werknemers altijd en overal toegang tot essentiële informatie en kunnen ze essentiële taken uitvoeren.
  • Integreer functies voor casebeheer
    Het vinden van antwoorden op vragen is een essentieel onderdeel van ESS, maar het is slechts een deel. Ga een stap verder door een functionaliteit voor casebeheer toe te voegen. Door verzoeken van werknemers te automatiseren, essentiële begeleiding en vervolgstappen te bieden en betrouwbare ondersteuningsopties toe te voegen, krijgen werknemers de hulp die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben en zonder dat ze een apart systeem hoeven te gebruiken.

ServiceNow Employee Center biedt één uniforme portal voor servicelevering voor meerdere afdelingen. Zo kunnen klanten hun serviceoplossingen eenvoudig schalen voor IT en HR om informatie te vinden, hulp te krijgen en de services aan te vragen die ze nodig hebben. Met verbeterde mogelijkheden kan Employee Center de portalbeleving uitbreiden van servicelevering tot communicatie met werknemers en werknemersbetrokkenheid met tools voor bijvoorbeeld contentpublicatie en campagnes, contentbelevingen en werknemerscommunity's.

Met ingebouwde opties voor onder andere livechat en virtuele agents, een gedetailleerde kennisbankstructuur, taakbeheer en casebeheer, gaat ServiceNow Employee Center verder dan de traditionele selfserviceportal. En met volledige, cloudgebaseerde mobiele optimalisatie stelt ServiceNow werknemers in staat om een actievere rol te spelen in hun HR- en IT-beheer, waar ze ook zijn.

Lees meer over Employee Center van ServiceNow en ontdek hoe de juiste selfserviceoplossingen uw bedrijf kunnen verbeteren.

Verken de mogelijkheden voor facilitair beheer

Verbeter de werknemersbeleving met verbonden digitale workflows.