Wat is een voorraadsysteem met barcodes?

Een voorraadsysteem met barcodes combineert hardware en software om de kwantificeerbare voorraad bij te houden door artikelen met behulp van barcodes te identificeren en te categoriseren.

Zowel hardware- als softwaresystemen kunnen voorraadbeheer automatiseren. Een voorraadbeheersysteem kan alles volgen, van kleding tot voedingsmiddelen, zolang het maar kan worden gekwantificeerd en gelabeld. Barcodes waren oorspronkelijk bedoeld voor het afrekenen van boodschappen, maar de technologie werd later uitgebreid naar voorraadbeheer.

Afbeelding van de mogelijkheden van een voorraadsysteem met barcodes.

Een voorraadbeheersysteem bestaat uit een combinatie van geautomatiseerde software- en hardwaretools die helpen om de voorraad bij te houden. De voorraden van alle kwantificeerbare goederen, zoals boeken, kleding, voedingsmiddelen en andere soorten apparatuur, kunnen worden bijgehouden met een voorraadbeheersysteem dat gebruik maakt van barcodetechnologie. Barcodes kunnen alfabetische en numerieke systemen coderen om de voorraad bij te houden. De systemen werken in realtime samen met technologie om gegevens te verzenden naar een gecentraliseerd computersysteem dat de voorraad en transacties bijhoudt.

In feite is elk bedrijf met hardware en fysieke en technologische assets afhankelijk van voorraadsystemen. Voorraadsystemen met barcodes worden vaak gebruikt in supermarkten om de voorraad van verse producten, vlees en afzonderlijk verpakte producten bij te houden. Magazijnen gebruiken meestal ook barcodes om de voorraad en de verplaatsing van locatie naar locatie bij te houden. Retailers houden de voorraad zowel voor als achter in de winkel bij, wat erg belangrijk is gezien de grote verscheidenheid aan artikelen die er worden verkocht. Voorraadsysteem met barcodes zijn ook cruciaal voor koeriersbedrijven, aangezien artikelen voortdurend worden verplaatst en moeten worden gevolgd.

Voorraadsystemen met barcodes zijn essentieel om te zorgen dat bedrijven de kwaliteit van hun producten controleren wanneer ze werken met consumentengoederen. Een retailer die het beheer van de voorraad niet goed aanpakt, kan te maken krijgen met producten die opraken voordat ze kunnen worden vervangen. Dankzij een voorraadsysteem met barcodes kan er op een lage productvoorraad worden geanticipeerd, zodat een product nooit volledig opraakt. Een geautomatiseerd systeem kan de retailer ook waarschuwen wanneer er weinig voorraad is.

Ook menselijke fouten kunnen voorraadproblemen veroorzaken, vooral als de omvang van de voorraad toeneemt. Als een retailer 10.000 shirts bestelt, maar er 5.000 ontbreken, is dat niet altijd meteen duidelijk. Met een voorraadbeheersysteem kan de ontbrekende koopwaar snel worden vastgesteld, zodat het probleem snel kan worden opgelost zodra de ontbrekende shirts worden opgespoord.

Retailers lopen ook altijd het risico op diefstal. Gevallen van diefstal bijhouden kan helpen om maatregelen op te stellen om diefstal te voorkomen. Zodra de maatregelen zijn genomen, kan het effect ervan worden gemeten.

Bij een geautomatiseerd systeem wordt meestal een barcodescanner gebruikt om barcodes op producten te scannen. De barcode codeert informatie in een visueel patroon van zwarte en witte strepen. Door de barcode te scannen met een barcodescanner, wordt de informatie over het artikel verzameld en verzonden naar een gecentraliseerd computersysteem dat het artikel en de bijbehorende relevante informatie automatisch bijhoudt. Dit helpt bij het inventariseren van artikelen voor distributie, opslag of verzending en om te bepalen wat er met het artikel moet gebeuren.

Alle soorten verzamelde informatie werkten samen om tot een geautomatiseerde, realtime tracker te komen die processen vereenvoudigt, het aantal fouten vermindert en informatie analyseert.

De juiste hardware voor barcodescanners kan een groot verschil maken bij het bijhouden van de voorraad. Sommige hardware en software kunnen beter samenwerken dan andere, dus het is belangrijk om na te denken over de juiste combinatie ervan en te bepalen hoe ze het voorraadsysteem met barcodes kunnen vereenvoudigen. Er zijn twee verschillende soorten barcodehardware: 1D en 2D. Hoewel barcodes eenvoudig en uniform lijken, zijn de verschillen tussen deze twee hardwaretypen aanzienlijk.

1D-barcodes

Eendimensionale barcodes zijn wat de meeste mensen kennen. Ze bestaan uit platte, verticale lijnen die horizontaal lopen. Door de ruimtes tussen de lijnen kunnen barcodescanners het specifieke product identificeren. Ze worden vaak gebruikt voor het volgen van pakketten, post en retailartikelen.

Soorten eendimensionale barcodes zijn:

  • UPC-E
  • EAN-13
  • Code 39
  • EAN 128
  • USPS IMB
  • UPC-A
  • RSS-14
  • Code 93
  • Interleaved 2 of 5

2D-barcodes

De tweede dimensie biedt meer diepte dan de eerste dimensie en barcodes vormen hierop geen uitzondering. Tweedimensionale barcodes worden niet binair gelezen zoals de verticale lijnen. Ze zien er meestal uit als een vierkant met veel pixelsgewijze punten en geometrische vormen die de gecodeerde gegevens bevatten, in plaats van alleen getallen en lijnen.

Ze kunnen kleiner zijn dan eendimensionale barcodes, maar bieden toch veel informatie over het product. Een veelvoorkomend type tweedimensionale barcode is een quick-response code (QR-code), die iemand naar een website leidt of gedetailleerde informatie geeft over waar een pakket is geweest en waar het naartoe gaat.

Voorbeelden van tweedimensionale barcodes zijn:

  • MaxiCode
  • Aztec
  • PDF 417
  • QR-code
  • Data Matrix

Bedrijven van elke omvang hebben barcodesystemen nodig, maar deze systemen worden extra belangrijk naarmate een bedrijf groeit en meer software gebruikt. Barcodesystemen helpen om de voorraad te volgen die van locatie naar locatie wordt verplaatst, te beginnen met het ontvangen en verplaatsen van assets, tot de implementatie en verwijdering van assets.

Werken met geautomatiseerde barcodesystemen is veel gemakkelijker dan het handmatig bijhouden van voorraad, verzending en opslag. Deze systemen verkleinen bovendien de kans op fouten, aangezien deze veel vaker voorkomen bij handmatig voorraadbeheer. Barcodes kunnen een doorlopende record van voorraad, aankopen en tekorten bijhouden.

Bedrijven gebruiken voorraadsystemen om te anticiperen wanneer een product bijna op is en om te bepalen of het moet worden vervangen of beperkt. Deze systemen maken het ook eenvoudiger om diefstal in de retailketen te traceren, zodat maatregelen kunnen worden getroffen om dit tegen te gaan. De effecten van de maatregelen kunnen vervolgens door het geautomatiseerde systeem worden gemeten door te kijken of het aantal gestolen producten afneemt.

Mobiel scannen van barcodes biedt bedrijven meer veelzijdige en verbonden mogelijkheden. Cloudgebaseerde systemen minimaliseren de hardwarekosten, omdat bedrijven niet hoeven te investeren in afzonderlijke handscanners. Scannen kan met mobiele apparaten zoals smartphones. Medewerkers kunnen op afstand werken en verbinding maken vanaf een centrale cloudlocatie die elke locatie synchroniseert.

Het kiezen van een geschikt voorraadsysteem met barcodes is cruciaal. Doe het nodige onderzoek en kies het barcodesysteem dat het beste past bij uw bedrijf.

Aan de slag

De eerste stap bij het opzetten van een werkend voorraadsysteem met barcodes is het creëren van een productcode met een Universal Product Code (UPC), een Stock Keeping Unit (SKU) of een United Nations Standard Products and Services Code® (UNSPSC).

Het verkrijgen van een UPC is net zo eenvoudig als het registreren van het product bij Global Standard 1 om een unieke bedrijfscode toegewezen te krijgen, die kan helpen bij het volgen van producten over de hele wereld. Een UPC helpt diefstal te voorkomen, stelt klanten in staat online informatie over een product te vinden en draagt bij aan het voorraadbeheer.

SKU-nummers kunnen handmatig worden aangemaakt of gebruikt in een softwaresysteem voor voorraadbeheer. SKU's zijn vaak uniek voor een bedrijf en worden voornamelijk gebruikt bij interne activiteiten om de voorraad en aankopen bij te houden.

Nadat de barcode is gemaakt, hoeft deze alleen maar te worden afgedrukt. Dat kan al met een eenvoudige inkjetprinter en een etikettenvel, maar thermische printers worden aanbevolen voor het afdrukken van etiketten. Thermische printers zijn goedkoper dan laserprinters, zijn gemakkelijker te onderhouden en gaan over het algemeen langer mee. Dit zijn allemaal belangrijke punten om rekening mee te houden als u mogelijk duizenden barcodes gaat afdrukken.

Een scanner kiezen

De juiste scanner kan een wereld van verschil maken. Gelukkig zijn er verschillende opties beschikbaar voor verschillende behoeften.

Draadloze scanners hebben batterijen nodig om te kunnen functioneren, maar leveren veel mobiliteit op. Bedrijven kunnen de voorraad in realtime bijhouden zonder dat ze een stroomkabel nodig hebben. Draadloze scanners kunnen informatie rechtstreeks naar een voorraadbeheersysteem verzenden of de informatie kan worden verzameld op een geheugenchip die later in een computer wordt geplaatst. Sommige mobiele scanners slaan ook informatie op het apparaat zelf op, die periodiek kan worden geüpload naar de hoofddatabase. Mobiele scanners kunnen ook gebruikmaken van scansoftware met mobiele toepassingen op een smartphone, wat een goedkopere optie kan zijn dan een traditionele scanner.

Scanners met een snoer zijn meestal voordeliger dan draadloze scanners, maar missen de mobiliteit en flexibiliteit. Ze kunnen worden ingezet om de aankopen van klanten bij de kassa af te rekenen, aangezien de behoefte aan mobiliteit daar niet zo groot is.

Barcodesoftware kiezen

Neem de tijd om de verschillende opties te bekijken en houd rekening met de kosten en behoeften. Sommige software kan makkelijk worden opgeschaald, maar dat betekent niet dat een kleiner bedrijf iets heel uitgebreids nodig heeft.

Daarom is het belangrijk om rekening te houden met de behoeften van uw bedrijf, de mogelijkheden, voordelen en uitdagingen van beschikbare voorraadsystemen met barcodes, voordat u een budget opstelt. Zoek naar systemen die passen bij uw budget, maar die toch de best mogelijke service bieden.

Voorraadsystemen met barcodes zijn zeer waardevol voor bedrijven van elke omvang en ServiceNow is klaar om met onze hardwarebeheersystemen te voldoen aan individuele behoeften.

Functies van Hardware Asset Management

Hardware Asset Management van ServiceNow kan processen vereenvoudigen en obstakels onderweg wegnemen. Tot de functies behoren hardwarenormalisatie, automatisering van de levenscyclus van assets, een dashboard voor hardware-assets en een voorraadaudit van mobiele assets.

ServiceNow biedt ook geavanceerde mobiele scanoplossingen. Met behulp van mobiele apps wordt de camera van uw apparaat een betrouwbare scanner waarmee meerdere barcodes achter elkaar kunnen worden gescand zonder de scaninterface te verlaten. U kunt zelfs groepen barcodes tegelijk scannen en deze groeperen in relevante sets. Met de mobiele app ServiceNow Agent kunt u eenvoudig voorraadspecialisten coördineren, locaties bijhouden, records bijwerken en meer, de app werkt zelfs zonder internetverbinding.

Kort gezegd, hebt u met mobiel scannen van ServiceNow uw voorraadbeheer letterlijk in eigen hand.

Meer informatie over Hardware Asset Management.

Ontdek de mogelijkheden

Automatiseer de end-to-end levenscyclus van softwarelicenties, hardware en de cloud op één platform.