Wat is Hardware Asset Management?

Een hardware-asset is eigenlijk een overkoepelende term die alle tastbare, fysieke technologische bedrijfsmiddelen van het bedrijf omvat, inclusief degene die momenteel in gebruik zijn, degene die in opslag zijn en ondersteunende apparatuur.

Met deze definitie in het achterhoofd zijn hardware-assets over het algemeen in vier primaire categorieën onderverdeeld:

Apparaten voor eindgebruikers verwijzen naar alle hardware van het bedrijf die rechtstreeks door werknemers in hun dagelijkse werk wordt gebruikt. Dit omvat computers, tablets, smartphones, SIM-kaarten enz. Hardware-assets omvatten ook persoonlijke apparaten die worden gebruikt om zakelijke taken binnen een organisatie uit te voeren.

Netwerk- en telecomhardware is ondersteunende apparatuur die helpt digitale en analoge communicatie te faciliteren. Dit omvat routers, load balancers, switches en telefoon- en videoconferentiesystemen.

Randapparatuur is de belangrijke ondersteunende apparatuur die in de moderne kantooromgeving wordt aangetroffen. Randapparaten kunnen scanners, printers, monitoren, toetsenborden, headsets, projectoren, en zelfs kabels en adapters zijn.

Vergeet niet dat modern personeel niet uitsluitend op kantoor werkt, maar ook op afstand, vanuit huis. Hardware Asset Management moet kunnen voldoen aan de behoeften van de externe werknemers, en rekening houden met de fysieke apparatuur die zij gebruiken om hun werk uit te voeren.

Nu budgetten zijn afgerond en hardware is geselecteerd, is de volgende stap in de levenscyclus het nakomen van de hardware-aanvragen. Om dit te doen moeten organisaties begrijpen welke leveranciers beschikbaar zijn, welke niveaus van technische ondersteuning en garantie ze bieden, en of hun hardware compatibel is met andere IT-middelen binnen het bedrijf.

Voor bedrijven die opereren met een bring-your-own-device (BYOD)-beleid helpt de nakomingsfase ervoor te zorgen dat alle persoonlijke apparaten die kunnen worden gebruikt voor bedrijfswerkzaamheden geautoriseerde en veilige toegang hebben tot interne systemen, worden geregistreerd door het bedrijfsorgaan en worden verantwoord in termen van financiële verslaglegging.

Nadat het apparaat geregistreerd is voor toekomstig onderhoud en organisatie, is het klaar om te worden geconfigureerd en ingezet. Voor eindgebruikershardware kan deze stap inhouden dat een medewerker het apparaat moet "aftekenen" en voorschriften voor aanvaardbaar gebruik moet lezen en goedkeuren.

Deze fase omvat ook het transporteren van het bedrijfsmiddel van opslag naar het aangewezen werkgebied (waaronder eventuele externe werkomgevingen), het configureren van het bedrijfsmiddel en het integreren van het bedrijfsmiddel met andere relevante technologieën.

Zodra de hardware is geïmplementeerd, moeten assetbeheerders nu doen wat ze kunnen om de risico's te beperken en effectieve hardwareprestaties te garanderen. Dit houdt in dat er een uitgebreid overzicht van alle hardware-assets moet worden gecreëerd door middel van voortdurende monitoring.

Door de geïmplementeerde hardware te bewaken kunnen beheerders verouderde resources beter in de gaten houden, voorkomen dat bedrijfsmiddelen op onverwachte plekken in het netwerk worden weergegeven, en risico's van verouderde software elimineren. Integratie met de werkstromen van IT en Security Operations verbetert de controlemogelijkheden en nauwkeurigheid.

Hardware vereist natuurlijk regelmatig onderhoud om de effectiviteit te garanderen. Deze fase van de levenscyclus omvat gepland onderhoud, updates of upgrades, evenals ongeplande reparatiewerkzaamheden in noodgevallen.

Tijdens dit proces hebben HAM-beheerders de verantwoordelijkheid om de status van de betreffende hardware te controleren om te bepalen of het apparaat moet worden gerecycled, opnieuw moet worden toegewezen of uit gebruik moet worden genomen.

Als het asset het einde van zijn levensduur heeft bereikt, niet meer kan worden gerepareerd of kwetsbaarheden in de beveiliging bevat die niet kunnen worden verholpen, is de laatste stap het buiten gebruik stellen van het bedrijfsmiddel. In het geval van BYOD-apparatuur moet de hardware ook buiten gebruik worden gesteld als de eigenaar van de apparatuur het bedrijf verlaat.

De status van het asset moet binnen bedrijfssystemen worden bijgewerkt en alle bedrijfsinformatie moet van het apparaat worden gewist. Daarna kan het apparaat worden geretourneerd, verkocht, gedoneerd, gerecycled of op de juiste wijze worden afgevoerd.

Het bijhouden van een nauwkeurige catalogus van alle hardware van het bedrijf, zowel in gebruik als in opslag, maakt het gemakkelijk om apparatuur te volgen en ontbrekende hardware te identificeren. Het taggen van assets, het toewijzen van eigendom en het volgen van de locatie van het asset geven organisaties de informatie die ze nodig hebben om de risico's die samenhangen met onvolledige kennis van bedrijfsmiddelen te beperken. Het stelt HAM-beheerders ook in staat vast te stellen welke activa niet worden gebruikt en dus eerder het doelwit van diefstal zijn.

Zonder een vaste strategie voor Hardware Asset Management komt de verantwoordelijkheid voor het omgaan met en het bijhouden van apparatuur vaak bij de werknemers te liggen. Zonder gevestigde HAM-best-practices vertrouwen deze werknemers misschien op inefficiënte, ineffectieve of tijdrovende processen. Een goede asset management zorgt niet alleen voor een nauwkeurige catalogisering en distributie van essentiële apparatuur, maar maakt ook een efficiënter gebruik van de tijd mogelijk voor de werknemers, door problemen met apparatuur te voorspellen voordat ze zich voordoen en door organisaties in staat te stellen veel assetmanagementprocessen te automatiseren.

Best practices voor hardwarebeheer en goed georganiseerde onderhouds- en upgradeschema's helpen ervoor te zorgen dat werknemers de apparatuur van het bedrijf op de juiste manier gebruiken en er optimaal van profiteren. Tegelijkertijd beschermen nauwkeurige inventarisaties van bedrijfsmiddelen organisaties tegen te hoge uitgaven, waardoor de totale uitgaven worden verlaagd en ze meer uit hun hardware-investeringen halen.

Bedrijfsbeveiligingsteams kunnen moeilijk assets beschermen die ze niet kunnen zien. Effective HAM biedt een volledige lijst van alle hardware-assets, vergezeld van relevante versie-informatie. Hierdoor kunnen beveiligingsteams complete dekkingsstrategieën ontwikkelen, terwijl ze ook assets kunnen identificeren die kwetsbaar kunnen zijn voor opkomende dreigingen. In samenwerking met ITAM kan Hardware Asset Management ook niet-goedgekeurde hardware identificeren en de naleving van de vastgestelde beleidsregels en voorschriften garanderen.

Het belangrijkste is misschien wel dat HAM bedrijven volledige zichtbaarheid en controle geeft over de levenscyclus van bedrijfsmiddelen. Voor elk apparaat hebben assetbeheerders eenvoudig toegang tot product- en leveranciersgegevens, gebruiksgeschiedenis, huidige eigendom en taken, en nog veel meer. Op basis van deze gegevens kunnen HAM-beheerders vervolgens beter geïnformeerde beslissingen nemen met betrekking tot leverancierscontracten, onderhoud, vervangingen en meer.

Al met al leveren deze voordelen een duidelijk winstpunt op voor organisaties die investeren in effectief Hardware Asset Management. HAM-systemen en -strategieën van topkwaliteit betalen zichzelf snel terug, zowel wat tijd als geld betreft.