Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer beschrijft alle processen en tools voor het inkopen, opslaan en gebruiken van de voorraad van een bedrijf, inclusief grondstoffen en goederen.

Eenvoudig gezegd bestaat voorraadbeheer om ervoor te zorgen dat een bedrijf altijd over de juiste artikelen beschikt, op de juiste locaties, in de juiste hoeveelheden, op het juiste moment en tegen de juiste kosten en prijs.

Voorraadcontrole is een subset van voorraadbeheer, specifiek gericht op het beheer van de voorraad die momenteel in opslag is. Voorraadcontrole is ontworpen om te zorgen voor een efficiënte opslag en organisatie van deze voorraad, waardoor de tijd en kosten die gepaard gaan met het controleren van de voorraad worden verminderd.

Voorraadbeheer komt lang voor de voorraadcontrole, waarbij elk aspect van de voorraad wordt opgenomen, inclusief productie, toeleveringsketens, fulfilment, verkoop, en rapportage. Als zodanig is een betrouwbaar voorraadbeheer in wezen een voorwaarde voor een effectieve voorraadcontrole.

  • Eindproducten en producten in de verkoop
    die klaar zijn om aan klanten verkocht te worden.
  • MRO-goederen
    Onderhoud, reparaties en operationele goederen—voorraad die niet te koop is, maar die het productieproces ondersteunt.
  • Grondstoffen
    essentiële voorraad waaruit eindproducten worden gemaakt.
  • Veiligheidsvoorraad
    Aanvullende afgewerkte voorraad wordt bij de hand gehouden om tekorten aan leveranciers of onverwachte stijgingen van de vraag op te vangen.
  • Lopende werkzaamheden
    Producten die nog niet zijn voltooid; voor de verkoop bestemde goederen die het productieproces nog niet hebben afgerond.

In veel gevallen is de voorraad van een organisatie haar identiteit. Voorraad is niet alleen een waardevol bezit, maar kan ook de primaire relatie zijn die een bedrijf met zijn klanten heeft. Als er geen voorraad beschikbaar is waar en wanneer deze nodig is, kunnen klanten gemakkelijk ontevreden worden. Tezelfdertijd leiden te grote voorraden en retourzendingen tot een enorme verspilling van de bedrijfsresources. En dat is nog maar het topje van de ijsberg.

Stroomlijnt de bedrijfsvoering

Het voldoen aan de vraag van klanten naar voorraad zonder deze te overschrijden is een zeer fijne lijn. Aan de ene kant lopen bedrijven die te weinig voorraad hebben het risico hun klanten bij hen weg te jagen, maar te veel voorraad aanhouden brengt ook gevaren met zich mee. Organisaties die aanzienlijk meer voorraad hebben dan nodig is, zullen waarschijnlijk moeten betalen om het overschot op te slaan, grote korting geven op de voorraad om klanten aan te moedigen meer te kopen of zelfs ongewenste voorraden te vernietigen als totaal verlies.

De voorraad is complex, die een nauwgezette observatie, analyse en aanpassingsvermogen vereist. Met effectief voorraadbeheer kunnen organisaties de kosten verlagen en belangrijke processen verbeteren, waardoor het bedrijf wordt gestroomlijnd en het rendement wordt verhoogd.

Verbetert de klanttevredenheid

Het vermogen van een organisatie om orders te vervullen en producten aan klanten te leveren heeft een grote invloed op het algehele succes. Dit gaat verder dan afzonderlijke aankopen en bestellingen op tijd. Wanneer een bedrijf niet in staat is om te leveren, de verkeerde producten levert of niet in staat is om op tijd te leveren, dalen de verwachtingen van de klant. Teleurgestelde klanten zullen zich in de toekomst minder snel met die organisatie bezighouden, ongeacht of het bedrijf stappen onderneemt om de problemen op te lossen.

En hoewel voorraadbeheer belangrijk is in de B2C-branches, kan het nog belangrijker zijn voor B2B. Bedrijven hebben hun eigen deadlines en doelstellingen om te beheren, en als de voorraad waarvan ze afhankelijk zijn niet beschikbaar is wanneer ze die nodig hebben, kunnen ze uiteindelijk verliezen in termen van verkoop, winst en productiviteit.

Laat organisaties groeien

Kleine bedrijven met slechts één enkele voorraadruimte zullen eerder in staat zijn om hun goederen en componenten met de hand te beheren. Maar naarmate dat bedrijf groeit, neemt ook de omvang en complexiteit van de voorraad toe. Een groeiend klantenbestand kan nieuwe productielijnen vereisen, die op hun beurt nieuwe productiefaciliteiten eisen, enzovoort.

Het vroegtijdig opzetten van een effectief voorraadbeheersysteem, voordat het bedrijf begint uit te breiden, kan helpen veel van de aan de voorraad gerelateerde kinderziektes die voortkomen uit snelle schaling weg te nemen. Naarmate een bedrijf groeit, kan het zijn voorraad effectief blijven beheren om aan de behoeften van de klant te voldoen.

De waarheid is dat de manier waarop een bedrijf zijn voorraad beheert de capaciteit heeft om veel verschillende aspecten van het bedrijf te beïnvloeden, van opslag en planning, tot klantbeleving, tot beveiliging en naleving, tot de o zo belangrijke bedrijfsresultaten.

In zijn meest rudimentaire vorm, is het voorraadbeheer hoofdzakelijk een strategie voor het volgen van producten en componenten aangezien zij de productie, leveranciers, voorraad op hand, verkoop, enz. doorlopen. Veel organisaties kiezen voor meer analyse of voorspelling in hun benadering, maar het hart en de focus van voorraadbeheer zal altijd de voorraad zelf zijn.

Hoe voorraadbeheer werkt is grotendeels afhankelijk van de omvang van het bedrijf en het type product dat wordt beheerd. Organisaties die bijvoorbeeld handelen in niet-bederfelijke producten die waarschijnlijk ook niet verouderd zullen raken, kunnen hun goederen simpelweg voor lange perioden opslaan om perioden met een lage vraag uit te zitten. Voor de meeste bedrijven is het echter geen optie om op voorraad te zitten; voedingsmiddelen, mode, elektronische apparatuur en nog veel meer, elk heeft een verwachte houdbaarheid, waarna de waarde van het artikel aanzienlijk daalt.

Voorraadbeheer werkt door het catalogiseren en stroomlijnen van de aankoop of productie van deze producten. Het helpt organisaties de optimale voorraadomvang beter te berekenen en te bepalen welke voorraad op een bepaald moment op een locatie moet zijn. Voorraadbeheer helpt ook bij het beheer van alle goederen die in opslag zijn, en controleert de hoeveelheid van het product die te koop wordt aangeboden, het ophalen van goederen om orders te vervullen en het zorgt ervoor dat zendingen van klanten correct worden afgehandeld.

Er bestaat een reeks technieken om organisaties te helpen hun voorraad beter te beheren. Dit zijn onder andere:

  • ABC-voorraadanalyse
    Classificeer goederen in verschillende lagen, op basis waarvan producten het grootste rendement opleveren in termen van winst.
  • Nabestellingen
    Klanten kunnen bestellingen plaatsen voor nog niet beschikbare voorraad.
  • Bulkzendingen
    Biedt grote hoeveelheden van een artikel tegen een gereduceerde prijs.
  • Consignatie
    Vervoer goederen zonder ze bij een aanbieder te kopen; betaal deze goederen pas als ze eenmaal zijn verkocht.
  • Crossdocking
    Verminder de behoefte aan langdurige opslag; producten worden geleverd aan een magazijn en vervolgens onmiddellijk voorbereid op verzending naar een verkooplocatie.
  • Cyclustelling
    Tel regelmatig kleine hoeveelheden voorraad tellen zonder een volledige inventarisatie uit te voeren.
  • Dropshipping
    Besteed voorraadbeheer aan een derde partij uit.
  • JIT-voorraad
    Houd zo weinig mogelijk voorraad bij de hand om de gevaren van overvoorraad te vermijden.

Het volgen en controleren van de voorraad terwijl deze zich verplaatst van productie en leveranciers, via opslag en uiteindelijk in de handen van klanten, volgt vijf essentiële stappen:

Purchasing

In de aankoopfase worden de stappen beschreven die worden geassocieerd met de aankoop van voltooide producten van fabrikanten voor verkoop aan klanten, of met de aankoop van de grondstoffen die worden gebruikt voor de bouw van producten.

Production

Deze stap geldt alleen voor bedrijven die hun eigen goederen produceren; de productie beheert de vervaardiging van producten uit grondstoffen.

Holding Stock

Grondstoffen en voorverkochte goederen moeten effectief worden opgeslagen. Voorraadopslag beheert de opslag en zorgt voor een nauwkeurige inventaris.

Sales

De verkoopstap verwijst naar het proces van de overdracht van goederen en producten aan klanten in ruil voor betaling.

Reporting

Tot slot is rapportage een essentiële stap in het bepalen van hoeveel voorraad er wordt verkocht, hoeveel winst de voorraad genereert en waar processen kunnen worden verbeterd.

Net zoals er veel verschillende soorten voorraad zijn, zijn er ook veel verschillende manieren om het voorraadbeheer binnen een organisatie te verbeteren. Hieronder volgen de best practices die voor voorraadbeheer algemeen worden toegepast:

Prioriteit geven aan voorraad op basis van vraag

Idealiter moet elk product worden beheerd om optimale efficiëntie en nauwkeurigheid te garanderen. Als organisaties echter beginnen met het implementeren van voorraadbeheer, kan het nuttig zijn om hun inspanningen eerst te richten op de goederen met de hoogste vraag. Als de bestverkopende artikelen allemaal zijn verwerkt, kunnen organisaties zich vervolgens richten op minder belangrijke voorraden.

Maak één enkele bron van realtime gegevens

Effectief voorraadbeheer is afhankelijk van gegevens die accuraat en up-to-date zijn. Softwareoplossingen voor voorraadbeheer zijn in staat om voortdurend bij te werken en bieden realtime inzicht in de voorraad. Bewaar deze informatie op één locatie in de cloud, zodat deze consistent blijft in de hele organisatie. Voortdurende gegevenssamenvoeging maakt ook betere analyses van de voorraad mogelijk.

Pas waar mogelijk automatisering toe

Een ander voordeel dat door software voor voorraadbeheer mogelijk wordt gemaakt, is de mogelijkheid om een onderdeel van of een hele distributieketen te automatiseren. Geautomatiseerd voorraadbeheer verbetert de nauwkeurigheid van gegevens en zorgt ervoor dat werknemers zich kunnen concentreren op andere taken. Bovendien helpt geautomatiseerde analyse de vraagprognoses te verbeteren, zodat organisaties beter kunnen voorspellen hoeveel voorraad ze op een bepaald moment nodig zullen hebben.

Gebruik FIFO of LIFO

FIFO staat voor First in, First out, en zorgt ervoor dat de oudste artikelen worden geleverd en verkocht vóór nieuwere artikelen. LIFO betekent last in, first out, en geeft in plaats daarvan prioriteit aan nieuwere artikelen boven oudere. Aan bederf onderhevige producten zullen uiteraard een FIFO-aanpak moeten volgen, zodat oudere producten kunnen worden verkocht voordat ze niet langer levensvatbaar zijn. Verkopers van niet-bederfelijke artikelen moeten echter LIFO in overweging nemen, om de kosten van het voortdurend herschikken van opgeslagen producten te minimaliseren.

Vertrouw op mobiele oplossingen

Een voorraadsysteem met barcode kan het inventariseren eenvoudiger en sneller maken. Mobiele oplossingen gaan hiermee verder, niet alleen omdat ze magazijnmedewerkers in staat stellen voorraadbedragen te scannen en te uploaden naar een centrale database, maar ook essentiële gegevens te verstrekken aan verkopers en managementpersoneel overal ter wereld.

Bouw de leveranciersrelatie op

Effectief voorraadbeheer is in hoge mate afhankelijk van betrouwbare leveranciers. Tegelijkertijd kunnen leveranciers een goede gegevensbron zijn over opkomende trends. Tot slot zijn vriendelijke leveranciers wellicht ook meer bereid om betere prijsopties aan te bieden voor de organisaties die hun producten vervoeren en verkopen. In elk geval is een sterke leveranciersrelatie essentieel.

Houd een veiligheidsvoorraad bij

Veiligheidsvoorraad verwijst naar goederen die bij de hand worden gehouden om te worden gebruikt in geval van een productietekort. Wanneer de vraag toeneemt maar het aanbod niet kan volgen, kan de veiligheidsvoorraad bedrijven helpen orders te vervullen die anders niet vervuld zouden kunnen worden.

Bundel en kit

Productbundeling (ook wel voorraadkitting genoemd) beschrijft het groeperen van afzonderlijke artikelen die samen moeten worden verkocht. Bundeling kan helpen problemen met betrekking tot oude of ongewenste voorraden te elimineren, vereenvoudigt het bijhouden en beheren van voorraden en verhoogt de totale waarde van orders terwijl de transportkosten juist minder worden.

Investeer in voorraadbeheer

Zonder nauwkeurige oplossingen voor het beheer van digitale voorraden lopen organisaties het risico dat menselijke fouten tot grote problemen leiden. Betrouwbare platforms voor voorraadbeheer helpen de nauwkeurigheid van gegevens en realtime analyse te garanderen.

Dit stelt organisaties in staat minder tijd en moeite te besteden aan het volgen van goederen, en zich in plaats daarvan te richten op het contact met de klant.

Voorraadbeheer is veel meer dan alleen goederen van de ene naar de andere locatie brengen. Om een optimale beschikbaarheid tegen de juiste kosten te garanderen, zijn organisaties afhankelijk van essentiële tools, machines en hardware. ServiceNow Hardware Asset Management (HAM) automatiseert levenscyclusprocessen voor deze assets met behulp van multifunctionele workflows. Volg en beheer essentiële assets en hardware, vernieuw of neem oudere resources uit gebruik, en zorg ervoor dat apparatuur en machines die in gebruik zijn in optimale conditie worden gehouden, zodat uw bedrijfsservices soepel kunnen blijven lopen. HAM biedt zichtbaarheid en ondersteuning, zodat u uw werknemers kunt voorzien van de goederen en producten die ze nodig hebben.

Ontdek de mogelijkheden

Automatiseer de end-to-end levenscyclus van softwarelicenties, hardware en de cloud op één platform.