Wat is voorraadbeheer?

Het volgen en controleren van de voorraad terwijl deze zich verplaatst van productie en leveranciers, via opslag en uiteindelijk in de handen van klanten, volgt vijf essentiële stappen:

In de aankoopfase worden de stappen beschreven die worden geassocieerd met de aankoop van voltooide producten van fabrikanten voor verkoop aan klanten, of met de aankoop van de grondstoffen die worden gebruikt voor de bouw van producten.

Deze stap geldt alleen voor bedrijven die hun eigen goederen produceren; de productie beheert de vervaardiging van producten uit grondstoffen.

Grondstoffen en voorverkochte goederen moeten effectief worden opgeslagen. Voorraadopslag beheert de opslag en zorgt voor een nauwkeurige inventaris.

De verkoopstap verwijst naar het proces van de overdracht van goederen en producten aan klanten in ruil voor betaling.

Tot slot is rapportage een essentiële stap in het bepalen van hoeveel voorraad er wordt verkocht, hoeveel winst de voorraad genereert en waar processen kunnen worden verbeterd.

Net zoals er veel verschillende soorten voorraad zijn, zijn er ook veel verschillende manieren om het voorraadbeheer binnen een organisatie te verbeteren. Hieronder volgen de best practices die voor voorraadbeheer algemeen worden toegepast:

Idealiter moet elk product worden beheerd om optimale efficiëntie en nauwkeurigheid te garanderen. Als organisaties echter beginnen met het implementeren van voorraadbeheer, kan het nuttig zijn om hun inspanningen eerst te richten op de goederen met de hoogste vraag. Als de bestverkopende artikelen allemaal zijn verwerkt, kunnen organisaties zich vervolgens richten op minder belangrijke voorraden.

Effectief voorraadbeheer is afhankelijk van gegevens die accuraat en up-to-date zijn. Softwareoplossingen voor voorraadbeheer zijn in staat om voortdurend bij te werken en bieden realtime inzicht in de voorraad. Bewaar deze informatie op één locatie in de cloud, zodat deze consistent blijft in de hele organisatie. Voortdurende gegevenssamenvoeging maakt ook betere analyses van de voorraad mogelijk.

Een ander voordeel dat door software voor voorraadbeheer mogelijk wordt gemaakt, is de mogelijkheid om een onderdeel van of een hele distributieketen te automatiseren. Geautomatiseerd voorraadbeheer verbetert de nauwkeurigheid van gegevens en zorgt ervoor dat werknemers zich kunnen concentreren op andere taken. Bovendien helpt geautomatiseerde analyse de vraagprognoses te verbeteren, zodat organisaties beter kunnen voorspellen hoeveel voorraad ze op een bepaald moment nodig zullen hebben.

FIFO staat voor First in, First out, en zorgt ervoor dat de oudste artikelen worden geleverd en verkocht vóór nieuwere artikelen. LIFO betekent last in, first out, en geeft in plaats daarvan prioriteit aan nieuwere artikelen boven oudere. Aan bederf onderhevige producten zullen uiteraard een FIFO-aanpak moeten volgen, zodat oudere producten kunnen worden verkocht voordat ze niet langer levensvatbaar zijn. Verkopers van niet-bederfelijke artikelen moeten echter LIFO in overweging nemen, om de kosten van het voortdurend herschikken van opgeslagen producten te minimaliseren.

Een voorraadsysteem met barcode kan het inventariseren eenvoudiger en sneller maken. Mobiele oplossingen gaan hiermee verder, niet alleen omdat ze magazijnmedewerkers in staat stellen voorraadbedragen te scannen en te uploaden naar een centrale database, maar ook essentiële gegevens te verstrekken aan verkopers en managementpersoneel overal ter wereld.

Effectief voorraadbeheer is in hoge mate afhankelijk van betrouwbare leveranciers. Tegelijkertijd kunnen leveranciers een goede gegevensbron zijn over opkomende trends. Tot slot zijn vriendelijke leveranciers wellicht ook meer bereid om betere prijsopties aan te bieden voor de organisaties die hun producten vervoeren en verkopen. In elk geval is een sterke leveranciersrelatie essentieel.

Veiligheidsvoorraad verwijst naar goederen die bij de hand worden gehouden om te worden gebruikt in geval van een productietekort. Wanneer de vraag toeneemt maar het aanbod niet kan volgen, kan de veiligheidsvoorraad bedrijven helpen orders te vervullen die anders niet vervuld zouden kunnen worden.

Productbundeling (ook wel voorraadkitting genoemd) beschrijft het groeperen van afzonderlijke artikelen die samen moeten worden verkocht. Bundeling kan helpen problemen met betrekking tot oude of ongewenste voorraden te elimineren, vereenvoudigt het bijhouden en beheren van voorraden en verhoogt de totale waarde van orders terwijl de transportkosten juist minder worden.

Zonder nauwkeurige oplossingen voor het beheer van digitale voorraden lopen organisaties het risico dat menselijke fouten tot grote problemen leiden. Betrouwbare platforms voor voorraadbeheer helpen de nauwkeurigheid van gegevens en realtime analyse te garanderen.

Dit stelt organisaties in staat minder tijd en moeite te besteden aan het volgen van goederen, en zich in plaats daarvan te richten op het contact met de klant.