Wat is IT-asset tracking? - ServiceNow

Het fysiek vastleggen van verplaatsbare assets met pen en papier was vroeger de norm. Alles van de inventarisatie tot het bijhouden wie een item heeft uitgecheckt, wanneer het werd uitgecheckt en wanneer het naar verwachting wordt geretourneerd, werd handmatig geregistreerd en bijgehouden

Natuurlijk hebben computers het proces van asset tracking eenvoudiger gemaakt. Maar er was nog steeds handmatige input nodig en assets moesten fysiek worden geteld om in het assetbeheersysteem te worden ingevoerd. ERP-software (Enterprise Resource Planning) heeft het proces vernieuwd door automatisering te introduceren in het beheer van assets.

Hoewel ERP tegenwoordig nog steeds vaak wordt gebruikt, heeft het een zeker nadeel: Het houdt niet efficiënt individuele items bij. Het is ideaal voor het volgen van een groot aantal goederen, zoals de voorraad van een detailhandel. Draagbare scanners werden steeds vaker gebruikt, waardoor de last enigszins werd verlicht. Helaas vereisen de meeste scanners echter een fysieke verbinding met een computer, bijvoorbeeld met een POS-systeem (point-of-sale). Dit maakte interactie met ERP-software mogelijk, maar het kende nog steeds gebreken in flexibiliteit. Mobiele computers zorgden ook voor vernieuwing en leidden tot handheld apparaten waarmee de persoon naar en van zijn of haar assets kon reizen, zonder fysieke kabels en aansluitingen. Dergelijke mobiele apparaten beschikken over geïntegreerde computersystemen met hun eigen geheugenmogelijkheden en kunnen vaak zonder netwerkverbinding werken: scangegevens kunnen worden opgeslagen en geüpload wanneer dat de gebruiker uitkomt.

Tegenwoordig bieden smartphones en hun camera's met hoge resolutie meer innovatieve mogelijkheden met eenvoudige applicaties die alle soorten streepjescodes kunnen scannen en informatie naar een centrale cloudopslag kunnen verzenden.

Deze unieke identificators zijn op vrijwel elke locatie met een inventaris te vinden en dankzij de vooruitgang in mobiele scantechnologie is hun nut vergroot. Streepjescodes zijn de meest gebruikte methode voor het bijhouden van assets. Bovendien brengen streepjescodes vaak lagere kosten met zich mee, zijn ze veelzijdig, eenvoudig te gebruiken, snel en over het algemeen zeer nauwkeurig. Ze moeten echter wel zichtbaar zijn, handmatig in de juiste oriëntatie worden geplaatst, en zijn niet altijd van voldoende kwaliteit voor naadloos scannen.

RFID-tags (radio-frequency identification) zijn tags of chips die informatie over het item naar een ontvanger verzenden. RFID-tags kunnen op afstand worden gescand, er kunnen meerdere items worden gescand en zijn flexibeler. Ze kosten echter vaak meer, bevatten technologische belemmeringen zoals beperkt bereik, kunnen scansignalen missen, kunnen last hebben van radioverstoring en kunnen soms per ongeluk items in de buurt registreren in plaats van het te scannen item.

GPS-systemen (Global Positioning System) worden aan een asset gekoppeld en verzenden de locatie regelmatig naar een centrale server. Dit wordt volledig automatisch afgehandeld; menselijke interactie is niet vereist om de locatie van de asset te volgen. Vanwege de hogere kosten van GPS-apparaten worden ze meestal alleen gebruikt om waardevolle assets te volgen, in plaats van goedkope assets of bulkassets. GPS-apparaten bieden realtime locatiegegevens, zijn passief en geven bewegingswaarschuwingen wanneer een apparaat onverwacht van locatie verandert. Ze zijn echter duur, minder nauwkeurig binnenshuis (vanwege signaalinterferentie tussen het apparaat en de satelliet), leveren alleen locatiegegevens in plaats van informatie over de manier waarop een asset onderweg is verwerkt, en kunnen worden verwijderd.

Over het algemeen zijn er twee soorten hardwaresystemen die worden gebruikt voor het scannen van streepjescodes: robuuste fysieke apparaten en smartphones.

Robuuste apparaten zijn draagbare, handheld computers die zijn ontworpen voor het uitvoeren van specifieke taken en die duurzaam genoeg zijn voor algemeen gebruik, zware omstandigheden, trillingen, extreme weersomstandigheden, water en stof. Ze hebben vaak accu's die langer meegaan en kunnen ruimte bieden voor uitbreidbare accupacks om langer veldwerk te kunnen uitvoeren. Door de combinatie van aangepaste hardware en software zijn deze apparaten over het algemeen duurder dan smartphones, maar ze zijn nog steeds populaire opties voor veel organisaties. Dit komt deels door de voordelen van sneller scannen, duurzaamheid, verbeterde beveiliging en gestroomlijnde werking in vergelijking met de vele variaties en mogelijke problemen bij het gebruik van apparaten voor consumenten.

In vergelijking met robuuste, gespecialiseerde apparaten zijn smartphones veel toegankelijker. In veel gevallen heeft magazijnpersoneel en ander personeel dat zich met tracking bezighoudt al hun eigen apparaten waarop relevante softwareapplicaties kunnen worden geladen. Scannen met smartphones is vaak ook goedkoper, lichter en gemakkelijker weer te geven, en het geniet meestal de voorkeur van degenen die de apparaten gebruiken.