Wat is voortdurende verbetering?
Voortdurende verbetering is een methode om de bedrijfsresultaten te verbeteren door producten, services en processen voortdurend te herzien en te verfijnen.
Om voortdurende verbetering mogelijk te maken, hanteren veel bedrijven het PDCA-framework. PDCA staat voor plan,do, check, act (plannen, doen, controleren, handelen) en is een doorlopende cyclus van vier stappen voor het beter uitvoeren van veranderingen. PDCA is geen enkele, eenmalige benadering, maar een doorlopende cyclus die voortdurend moet worden herhaald om voortdurende verbetering mogelijk te maken.
Plannen
In de planningsfase moet een bedrijf mogelijke kansen herkennen en een plan opstellen over hoe ze kunnen veranderen om deze kansen aan te pakken. 'Plannen' omvat het definiëren van problemen, het beoordelen van middelen, het stellen van doelen en het kiezen van methoden.
Doen
In deze fase test een organisatie de verandering. Door de veranderingen in een kleinschalige gecontroleerde omgeving toe te passen en tegelijkertijd voorbereid te zijn op onverwachte problemen, genereert het bedrijf waardevolle gegevens voor de volgende stap.
Controleren
"Controleren" betekent het beoordelen van de resultaten van de kleinschalige tests die in het vorige stadium zijn uitgevoerd. Resultaten moeten worden geanalyseerd en inzichten moeten worden geïdentificeerd om de laatste stap te helpen bepalen. Dit kan de belangrijkste fase van de gehele PDCA-cyclus zijn, omdat organisaties hiermee hun plannen kunnen verduidelijken, problemen kunnen elimineren, terugkerende fouten kunnen voorkomen en hoofdoorzaken kunnen identificeren. Breng eventueel noodzakelijke wijzigingen aan in het oorspronkelijke plan en doorloop de voorgaande stappen zo vaak als nodig is voordat u het plan voltooit.
Handelen
Gewapend met informatie en inzichten uit de vorige fasen kunnen organisaties nu het verfijnde plan toepassen. Als het succesvol is, kan het bedrijf het geleerde in andere gebieden opnemen. De bewezen verandering moet een nieuw uitgangspunt worden, waardoor nieuwe verbeteringen mogelijk zijn wanneer de cyclus opnieuw wordt gestart.
De PDCA-cyclus is een essentieel aspect van voortdurende verbetering en biedt een gebruiksvriendelijk framework waarmee organisaties verbeteringen kunnen doorvoeren in services, functies, processen, teams en individuen. Dit framework wordt daarom toegepast bij effectieve oplossingen voor voortdurende verbetering.
Analyse van de hoofdoorzaak (RCA) is een benadering van voortdurende verbetering die specifiek is gericht op de belangrijkste redenen en de oorsprong van problemen in een individueel proces. RCA is iteratief, net als de standaardbenadering van voortdurende verbetering. Als er problemen optreden, analyseert RCA de oorzaken en effecten totdat de oorzaak van het probleem wordt vastgesteld. Hiervoor volgt u zes stappen.
Het probleem definiëren
De eerste stap in RCA is vaststellen en observeren wat het probleem is. Evalueer de impact van het probleem en beschrijf de specifieke symptomen.
Gegevens verzamelen
Bestudeer vervolgens het probleem en verzamel zo veel mogelijk relevante informatie. Ontwikkel zo duidelijk mogelijk een beeld van het probleem om de volgende stap van het proces te helpen informeren.
Oorzaken vaststellen
Gebruik de informatie die in de vorige stap is verzameld om zoveel mogelijk causale factoren te identificeren en bij te houden. Maak oorzaak-en-gevolg-diagrammen om te visualiseren wat er achter de problemen schuil gaat. Kijk naar de mogelijke gevolgen en blijf problemen opsplitsen in hun samenstellende delen om een gedetailleerder beeld te krijgen van het algemene probleem.
De hoofdoorzaak vaststellen
Ga verder met zoeken totdat de kern van het oorspronkelijke probleem of de oorspronkelijke problemen kan worden achterhaald. Het bepalen waarom de hoofdoorzaak in eerste instantie bestaat, kan helpen mogelijke oplossingen te vinden.
Een oplossing implementeren
Creëer een oplossing om de hoofdoorzaak op te lossen, zodat het probleem of de problemen bij de bron worden afgesneden. Herken en houd rekening met eventuele risico's die betrokken kunnen zijn bij het uitvoeren van de oplossing.
Toezicht op de oplossing
Net als bij elke verandering is voortdurend toezicht belangrijk in RCA om ervoor te zorgen dat het probleem effectief is opgelost en dat de oplossing geen andere problemen heeft veroorzaakt.
Er zijn een aantal voordelen van het implementeren van voortdurende verbetering in een bedrijf.
Grotere werknemersbetrokkenheid
Tijdverslindende, inefficiënte processen vergen tijd van werknemers. Erger nog, ze dwingen werknemers om zich in te spannen voor ineffectieve taken. Voortdurende verbetering zorgt ervoor dat processen worden toegesneden en verfijnd, waardoor alleen de impact en het belang ervan overblijven. Tegelijkertijd geeft voortdurende verbetering werknemers een stem en laat ze weten dat hun inbreng wordt gewaardeerd. Samen dragen deze factoren bij aan een grotere tevredenheid van werknemers in hun werk.
Verloop terugbrengen
Een grotere werknemerstevredenheid leidt op natuurlijke wijze tot een afname van het personeelsverloop. Wanneer werknemers zich tevreden en gewaardeerd voelen, is de kans veel kleiner dat ze een bedrijf verlaten, zelfs als ze te maken krijgen met lucratieve aanbiedingen. Ze beginnen de organisatie te beschouwen als meer dan alleen een werkgever; het wordt onderdeel van wie ze zijn en ze krijgen verantwoordelijkheid voor het succes ervan.
Workflows verfijnen
Lean-methodologie en voortdurende verbetering zorgen voor gedetailleerde en herhaalbare workflows. Workflows stellen beproefde stappen en best practices vast om werk snel, efficiënt en effectief te kunnen uitvoeren. Dankzij voortdurende verbetering kunnen organisaties hun workflows stroomlijnen, verbeteringsmogelijkheden identificeren en overbodige taken en processen elimineren.
Kosten verlagen
Onnodige processen zijn meer dan alleen tijdrovend; ze zijn duur. Voortdurende verbetering helpt bedrijven belangrijke processen te onderscheiden van overbodige processen, waardoor ze geld besparen. Bovendien kunnen managers met betrouwbare workflows en een duidelijk inzicht in wat er precies nodig is om belangrijke taken uit te voeren, de nauwkeurigheid van hun budgetten verbeteren.
Klantenservice verbeteren
Klanten zijn mogelijk niet geïnteresseerd in de interne processen of workflows van een organisatie, maar zijn zeker geïnteresseerd in de waarde die de organisatie biedt. Voortdurende verbetering helpt bedrijven om beter inzicht te krijgen in de behoeften van klanten en een verfijnd proces te creëren om aan die behoeften te voldoen.
Voor een concurrentievoordeel zorgen
Dat is precies wat voortdurende verbetering doet: een voortdurende opwaartse trend op het gebied van producten, services en interne processen. Door zich te richten op en te werken aan het verbeteren van hun bedrijf, elimineren organisaties de risico's die gepaard gaan met stagnatie en zelfgenoegzaamheid. Dit zorgt voor een concurrentievoordeel ten opzichte van bedrijven die geen vergelijkbare methodologie volgen.
Duik dieper in ServiceNow ITSM
Ontketen uw innovatie met onze moderne, cloudgebaseerde en silodoorbrekende ITSM-oplossing