Wat is materiebeheer?

Juridisch materiebeheer omvat alle taken die afkomstig zijn van de interne juridische processen en externe materiebeheersystemen van de organisatie.

Van oudsher betekende materiebeheer het beheer van alle activiteiten en strategieën rondom externe juridische adviseurs en eBilling. Maar in veel gevallen schoot dit tekort. Tegenwoordig omvat de moderne aanpak van het beheer van juridische zaken alle taken die voortkomen uit de interne juridische processen van de organisatie, waaronder onderzoek, claims, naleving, geschillen, rechtszaken, contracten, intellectueel eigendom, en daarnaast ook de meer voorkomende aspecten die verband houden met, voor de duidelijkheid, beheersystemen voor externe materie. Door alle juridische zaken als interne zaken te starten, kan de organisatie beter prioriteiten stellen en werk toewijzen, in sommige gevallen werk dat anders zou worden doorgestuurd naar externe adviseurs, zodat dit intern kan worden afgehandeld door hun meest getalenteerde advocaten of toegewijde teams voor gedeelde diensten.

Intern materiebeheer beschrijft processen en tools die juridische teams helpen de levering van juridische diensten te optimaliseren.

Door de juridische intake te structureren, kunnen relevante juridische servicegegevens vooraf worden verzameld, waardoor er minder inefficiënt en tijdrovend tussen werknemers en juridische teams kan worden geschakeld. En door één centrale werkruimte te creëren waarin aanvragen kunnen worden beoordeeld en complexe taken kunnen worden uitgevoerd, kunnen deze teams sneller en nauwkeuriger worden uitgevoerd.

Eenvoudig gezegd stelt materiebeheer organisaties in staat om interne juridische problemen snel, betrouwbaar en consistent aan te pakken en op te lossen.

Soms worden de termen materiebeheer en casebeheer door elkaar gebruikt. In werkelijkheid zijn het verschillende methodes met verschillende functionarissen.

Materiebeheer, zoals hierboven beschreven, is een uitgebreide aanpak voor het beheer van juridisch werk dat zowel interne juridische als externe zaken omvat. De meeste juridische kwesties ontstaan als interne kwesties en de organisatie kan dat inzicht gebruiken om vervolgens indien nodig externe adviseurs in te schakelen. De meest effectieve strategieën zijn sterk afhankelijk van software voor materiebeheer om deze taken te stroomlijnen, coördineren en ondersteunen. Maar het merendeel van de materiebeheersoftware is ontworpen met het oog op een externe advocatenfirma die zich richt op de leverancier. Deze systemen zijn dus niet ideaal voor het vastleggen van de interne oorsprong achter een kwestie of het in staat stellen van een organisatie om eerst interne belanghebbenden in te schakelen om problemen aan te pakken en alleen externe adviseurs in de arm te nemen wanneer dat nodig is. Het belangrijkste in dit opzicht is misschien wel dat materiebeheer deze processen beschrijft met betrekking tot elk bedrijf of elke organisatie.

Casebeheer verwijst daarentegen specifiek naar de taken en strategieën die worden gebruikt door advocatenkantoren en andere juridische organisaties. Casebeheer biedt ondersteunende oplossingen voor advocaten die de grote hoeveelheden documenten die in een rechtszaak worden gebruikt, moeten kunnen ordenen en verwerken. Maar hoewel tools voor casebeheer van onschatbare waarde kunnen zijn voor juridische organisaties, zijn ze niet ontworpen voor gebruik in andere sectoren.

Interne juridische kwesties zijn een onvermijdelijk aspect van de moderne bedrijfsvoering. Tegelijkertijd kunnen slecht beheerde juridische kwesties ernstige problemen veroorzaken in hele organisaties, waardoor straffen worden opgelegd en onjuiste precedenten worden vastgesteld die nog jaren problemen kunnen blijven veroorzaken.

Helaas staan moderne organisaties voor verschillende uitdagingen bij het implementeren van een goed materiebeheer binnen juridische bedrijfsvoering. Deze omvatten het volgende:

Er ontbreken gestandaardiseerde processen

Als er geen enkele bron van waarheid of geen gecentraliseerd platform is, moeten degenen die zich met interne juridische zaken bezig houden, hun eigen beslissingen nemen over processen. En hoewel sommige juridische teams hun voordeel doen met deze vrijheid, creëert het obstakels voor de samenwerking tussen teams. Effectief materiebeheer vereist dat iedereen die betrokken is bij juridische zaken in de hele organisatie gestandaardiseerde processen gebruikt, anders is echt inzicht simpelweg niet mogelijk.

Informatiesilo's blokkeren de samenwerking

Als organisaties geen gestandaardiseerde juridische processen hebben, creëren ze ook informatiesilo's. Deze silo's vormen barrières voor effectieve samenwerking, waardoor teams geen toegang hebben tot relevante of actuele informatie en de mogelijkheid om een gedeeld inzicht te krijgen in cases en andere problemen, wordt weggenomen.

Juridische agenda's en deadlines zijn mogelijk niet consistent

Wanneer het gaat om het aanpakken van juridische kwesties, zijn deadlines zelden flexibel. Helaas gebruiken veel individuele juridische teamleden vaak hun eigen agenda en herinneringssystemen. Dit leidt tot een bedrijfsbrede kloof in termen van kritieke deadlines.

Afdelingen vertrouwen op handmatige hulpmiddelen

Handmatige hulpmiddelen, in de vorm van spreadsheets, mappen en papieren documenten, kunnen zichzelf niet automatisch bijwerken met de meest recente informatie. Wanneer organisaties vertrouwen op deze handmatige tools en processen, moeten ze gegevens continu sorteren en bijwerken in een potentieel onbegrensd documentveld, om toegang tot betrouwbare informatie te garanderen.

Beveiliging is altijd een belangrijk aandachtspunt

Juridische documenten behoren tot de meest gevoelige documenten waarover moderne organisaties beschikken. Zonder betrouwbare, gestandaardiseerde beveiligingsmaatregelen die ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen inzage hebben, stellen organisaties zichzelf bloot aan aanzienlijke risico's.

Duik dieper in ServiceNow ITBM

Stimuleer waardetoevoeging met op elkaar afgestemde bedrijfs- en IT-strategieën met onze schaalbare ITBM-oplossing.