Wat is robotic process automation (RPA)?

Robotic process automation (RPA) is het creëren en implementeren van software ‘bots’ die zijn ontworpen om bedrijfsprocessen te leren, na te bootsen en uit te voeren.

In alle bedrijfstakken heeft automatisering het voor organisaties mogelijk gemaakt om meer te doen met minder, waardoor de kosten zijn verlaagd en de nauwkeurigheid en productie zijn verbeterd. Maar de traditionele automatisering is over het algemeen gebaseerd op programmering, waarbij gebruik wordt gemaakt van toepassingen met hoge code om te integreren met relevante systemen. RPA hanteert een andere aanpak, waarbij taken worden uitgevoerd op het niveau van de gebruikersinterface. En omdat RPA-bots zijn ontworpen om te kopiëren en te leren van gebruikersacties, is het niet nodig de onderliggende IT-infrastructuur te wijzigen. RPA-robots kunnen al dan niet worden beheerd, afhankelijk van of ze hulp of toezicht van menselijke operators nodig hebben.

In essentie automatiseert RPA specifieke soorten feitelijke menselijke activiteiten en grootschalige activiteiten op het gebied van gegevensverplaatsing, die in staat zijn om herhaalde, eentonige en op regels gebaseerde taken en opdrachten snel en accuraat af te handelen.

In veel organisaties is het niet ongewoon dat werknemers het grootste deel van hun tijd besteden aan herhaalde, eentonige taken. Hoewel deze taken essentieel zijn voor het bedrijf, hebben ze de neiging om de aandacht van de werknemers weg te halen bij ander werk dat intelligentie en creatief denken vereist. RPA kan de verantwoordelijkheid op zich nemen voor veel van de alledaagse taken die anders de tijd van werknemers zouden monopoliseren.

Omdat RPA-robots van menselijke gebruikers kunnen leren, zijn ze ook in staat om een reeks gebruikersacties te reproduceren. Hierbij gaat het om het volgende:

  • Aanmelden bij toepassingen
  • Formulieren invullen
  • Scraping van browsers
  • Gegevens uit toepassingen verzamelen
  • Inhoud extraheren uit e-mails, PDF's en formulieren
  • Informatie kopiëren en plakken
  • Berekeningen maken
  • Openen van e-mails en bijlagen
  • Documenten en bestanden verplaatsen
  • Veel andere op regels of schema's gebaseerde taken

Opnieuw nemen RPA-bots de rol van de menselijke gebruiker over in het uitvoeren van op regels gebaseerde taken. Als zodanig kunnen ze worden ingezet om met vrijwel elke applicatie of website te communiceren.

Traditionele automatisering heeft geleid tot efficiëntie voor gestructureerde en grootschalige organisatorische processen. RPA is kleiner, individueler en – belangrijker nog –taakgericht in plaats van procesgericht. Concreet biedt RPA-integratie de volgende voordelen:

Verbeterde nauwkeurigheid

Hoewel RPA-robots zijn ontworpen om menselijk gedrag na te bootsen, is er één gebied waar ze dat niet doen: ze maken nooit fouten. RPA's zijn volledig gebaseerd op regels en wijken nooit af als ze hun taken uitvoeren. En als de regels goed zijn, zijn de bots volledig accuraat in al hun werk.

Voordelen van robotic process automation - ServiceNow

Betrouwbare naleving

Er zijn veel alledaagse, repetitieve taken van werknemers om naleving van regels, wetten en regels te garanderen. Helaas kan herhaling leiden tot onoplettendheid, en als menselijke werknemers fouten maken, is het vaak het bedrijf zelf dat er last van heeft. RPA-robots worden niet gemakzuchtig; ze benaderen elke taak met dezelfde aandacht, waardoor het risico voor de organisatie aanzienlijk wordt verminderd. En omdat alles wat ze doen wordt gecontroleerd en gedocumenteerd, worden bedrijven goed op de hoogte gehouden van de naleving van de gerelateerde regelgeving.

Lagere kosten

Processen die door mensen worden geleid vergen niet alleen kostbare tijd van werknemers, maar kunnen ook erg duur zijn. RPA kan de loonkosten verminderen die aan eenvoudige taken worden verspild, terwijl bedrijven ook in staat worden gesteld om meer gedaan te krijgen in minder tijd. Als gevolg daarvan verlaagt RPA de verwerkingskosten aanzienlijk, waardoor de investering vaak binnen een jaar een positief rendement oplevert.

Verbeterde schaalbaarheid

Naarmate bedrijven groeien, kunnen extra RPA-bots eenvoudig parallel worden ingezet om aan de toegenomen behoeften te voldoen. Ze kunnen extreem snel en tegen relatief lage kosten worden geïmplementeerd, waardoor bedrijven zo ver en zo snel mogelijk kunnen uitbreiden.

Verhoogde snelheid

Zoals eerder gezegd worden RPA-bots niet moe en maken ze geen fouten. Ze zijn ook in staat om processen zeer snel te doorlopen zonder te hoeven pauzeren. Samen maken deze factoren het mogelijk om meer processen en taken in een kortere tijd af te ronden.

Meer productiviteit

Door de verantwoordelijkheden op zich te nemen van de activiteiten van werknemers die geen toegevoegde waarde hebben, stelt RPA getalenteerde werknemers in staat hun vaardigheden toe te passen in waardevollere taken. Werknemers hebben de tijd en vrijheid om meer te bereiken, waardoor de productiviteit in het hele bedrijf wordt verbeterd.

Onbeperkte integratie

Omdat RPA de positie van de gebruiker inneemt, in plaats van rechtstreeks te moeten communiceren met de back-ends van het systeem, kan het worden geïntegreerd met vrijwel elk platform. Dit stelt bedrijven in staat om vrij te investeren in RPA, zonder zich zorgen te hoeven maken over de vraag of dit zal werken met hun reeds bestaande systemen. Tegelijkertijd stelt RPA bedrijven in staat om de waarde van opgesloten verouderde gegevens te ontsluiten in systemen die voorheen ontoegankelijk waren.

AI-compatibiliteit

Standaard-RPA kan eenvoudige, op regels gebaseerde taken uitvoeren. Met AI versterkte RPA-robots kunnen nog meer doen. Met de juiste AI-technologie kan RPA ongestructureerde gegevens verwerken, spraak herkennen, leermodellen voor machines en natuurlijke taalverwerking toepassen, en nog veel meer. Dit maakt het mogelijk om niet alleen repetitieve taken te automatiseren, maar ook hogere, cognitieve taken

Hoewel er verschillende manieren zijn om RPA-technologieën in een organisatie op te nemen, volgen veel topbedrijven een soortgelijk traject. Dit traject kan worden onderverdeeld in de volgende stappen:

1. Conceptualisering

Organisaties moeten eerst hun visie op de integratie van RPA identificeren en volledig definiëren. Dit houdt in dat werknemers en belanghebbenden vragen moeten stellen om te bepalen welke bedrijfsbehoeften door de RPA moeten worden vervuld. Het omvat ook het spreken met andere organisaties (partners, leveranciers, enz.) die mogelijk al gebruikmaken van RPA, om het perspectief van een insider te bieden en te helpen een routekaart te maken naar digitale transformatie. Omdat RPA deel uitmaakt van een bredere toolkit voor hyperautomation, is het doel om te weten wanneer RPA moet worden toegepast op het juiste bedrijfsprobleem en wanneer andere automatiseringstechnologieën moeten worden toegepast om de bedrijfswaarde te maximaliseren.

2. Leiderschapsorganisatie

De volgende stap is het toewijzen van leiderschapsrollen, waarbij de twee belangrijkste de RPA -sponsor en de RPA-evangelist zijn. De RPA-sponsor is de meest vooraanstaande manager van RPA-initiatieven, die de meeste verantwoordelijkheid voor budgettering heeft en een algehele RPA-strategie heeft vastgesteld. De RPA-evangelist neemt de rol van projectleider, wijst andere leiderschapsposities toe en stemt afdelingen en bedrijfseenheden op elkaar af om waardevolle processen en criteria voor succes van RPA te helpen identificeren.

3. Evaluatie en selectie

Traditioneel zijn IoT-apparaten voor consumenten moeilijker te beheren. IoT-apparaatbeheer vergemakkelijkt effectief beheer van apparaten die al in de buitendienst zijn geïmplementeerd, waardoor organisaties updates en patches kunnen verzenden en de functionaliteit van apparaten kunnen verbeteren zonder de gebruikersbeleving negatief te beïnvloeden.

4. Testen van het concept

Vervolgens zal de organisatie een bewijs van concept moeten ontwikkelen en op de proef moeten stellen. Dit omvat de RPA-businesscase, het implementatiemodel en alle relevante aannames. Het testen van het concept zal binnen een nauwkeurig gecontroleerde omgeving aantonen of de aannames accuraat waren en of het implementatiemodel effectief is. Hoewel dit slechts een testfase is, zijn organisaties in staat om meer te leren als de testprocessen betrekking hebben op een reeks systemen en toepassingen. Op dezelfde manier zullen organisaties meer uit hun tests halen als ze processen met een laag risico afzien voor processen die een grotere impact zullen hebben op de bedrijfswaarde.

5. Testen in de praktijk

Met het bewijs van concept gevalideerd kan het bedrijf in kwestie nu zijn RPA-oplossingen in de praktijk van hun dagelijkse bedrijfsactiviteiten implementeren. Door de prestaties van deze RPA-pilotprogramma's te beoordelen en deze te vergelijken met vastgestelde succescriteria en afsluitingsvereisten kunnen organisaties het werkelijke voordeel van het gebruik van robotic process automation bepalen. Ze kunnen ook eventuele definitieve herzieningen maken die nodig kunnen zijn voor de volledige uitrol.

6. RPA Center of Excellence / kenniscentrum

Organisaties die zich volledig inzetten voor RPA en digitale transformatie zullen vervolgens plannen voor grootschalige toepassing. Om dit te vergemakkelijken kunnen ze besluiten een RPA Center of Excellence (CoE) op te richten. Het CoE zal helpen bij het opstellen en sturen van best practices, standaarden, ondersteuning en tools en sjablonen voor RPA in het hele bedrijf. Simpel gezegd wordt het CoE de primaire bron voor RPA-expertise, waardoor bedrijfseenheden hun automatiseringen kunnen opzetten en optimaal kunnen benutten. Hoewel RPA van essentieel belang is, is het echter slechts een van de vele opties voor automatiseringstechnologie die CoE in overweging kan nemen wanneer het wordt geconfronteerd met specifieke gebruiksgevallen. Naast RPA kunnen bedrijven ook intelligente bedrijfsprocessen gebruiken die worden aangedreven door machine learning, geavanceerde analyses en business process management (BPM). Door te vertrouwen op een complementaire combinatie van deze en andere tools kunnen organisaties een hyperautomation-strategie toepassen om end-to-end automatisering te leveren die verder gaat dan RPA-mogelijkheden.

7. Uitbreiding en invoering

Op dit moment moet de organisatie aan de slag met haar eigen RPA-oplossingen. De volgende stap is dus om deze oplossingen uit te breiden en het personeel te helpen RPA op eigen kracht te gaan gebruiken. Het CoE zal hier veel verantwoordelijkheid op zich nemen, door afdelingen te begeleiden bij het inzetten van bots, het bewaken van de vooruitgang en het gebruik van hun expertise om RPA-oplossingen verder te verbeteren.

8. Toezicht en verbetering

Nu RPA volledig is overgenomen, is de laatste stap het voortdurend bewaken en verfijnen van de informatie. Naarmate bedrijven zich meer bekend en vertrouwd maken met robotic process automation, zullen ze natuurlijk in staat zijn verbeterpunten te identificeren, waardoor een effectievere aanpak van automatisering wordt gecreëerd.

Omdat RPA zo eenvoudig is toe te passen en in een uiteenlopende taken kan worden gebruikt, zijn er RPA-succesverhalen in vrijwel elke bedrijfstak. Sectoren die de belangrijkste voordelen van RPA hebben gezien, zijn onder andere:

  • Verzekeraar
  • Telecommunicatie
  • Bankieren
  • Gezondheidszorg
  • Uitbesteding van bedrijfsprocessen
  • Finance
  • Productie
  • Life sciences

Bekijk het Now Platform

Het Now Platform bevat kernfuncties waarmee u workflows snel en efficiënt kunt digitaliseren en op grote schaal kunt uitvoeren.